公司里的年會可以說是一個年度里最盛大的會議，要慶祝已有的成績，要表彰優(yōu)秀的員工，要呈現(xiàn)和諧的團隊，要奏響明日的華章，簡直就是一部企業(yè)電影。HR部門，往往以組織者的身份來導(dǎo)演這部年度巨作。本文旨在為進行年會策劃與籌備的HR們提供詳細的操作建議。
年會策劃是指為達到開好年會的目標，對年會進行系統(tǒng)全面的構(gòu)思，制訂并選擇合理的可執(zhí)行方案的過程，年會的籌備是按照已審批策劃案進行統(tǒng)籌和準備的過程。我將從下面十個方面對年會的策劃和籌備進行一一說明。
- 目的
通常情況下企業(yè)組織年會的目的有三點：一是通過正式的活動辭舊迎新；二是通過表彰優(yōu)秀激發(fā)員工的能動性；三是通過參與增強組織的凝聚力和員工的歸屬感。此外也有一些企業(yè)不限于以上目的，例如，重點強調(diào)當年發(fā)展里程碑的，借助年會與客戶深度互動以增加外部影響力的，等等。
- 性質(zhì)
年會的性質(zhì)為整個活動定下基調(diào)。純粹的娛樂休閑？專場表彰大會？內(nèi)部技能大賽？客戶交流？還是兼而有之？
- 主題
年會的主題是整個活動圍繞的中心內(nèi)容，一般都會結(jié)合辭舊迎新這個明顯的時間特征和本公司年度盛事來確定。常見的年會主題有：年度表彰大會、迎新年聯(lián)歡會、年度慶典會等。
- 形式
年會的形式視公司規(guī)模大小和領(lǐng)導(dǎo)重視程度而定，隨著人們對新鮮新奇的需求增加，越來越多的公司不再囿于傳統(tǒng)中會議或晚會的形式，而是采取多種活動結(jié)合的形式。下面是幾種形式可供參考：總結(jié)會、頒獎禮、慶功宴/團年飯、游園或旅游等。
至簡版：年度總結(jié)、頒獎和晚會融合在一起的一場年會
至尊版：年度會議+頒獎典禮+聯(lián)歡會+慶功宴+定點旅游
推薦版：年度會議+聯(lián)歡會+團年飯（推薦理由：年度總結(jié)采用會議的形式更加正式有效，融入頒獎的聯(lián)歡會純粹是員工交流和聯(lián)歡，順便達到激勵的目的；宴會是中國式年會的必然選擇，但如果是大型企業(yè)或國企，要主意政治導(dǎo)向不要鋪張浪費，最好來點有創(chuàng)意的還那么奢華的）。
- 時間
時間的確定非常重要，有兩個大的注意點。一是確定大概是在陽歷的年終還是在陰歷的春節(jié)前后。有些零售行業(yè)在12月和1月的時候正在旺季春節(jié)過后剛好淡季，他們可能傾向于在農(nóng)歷年后；有些領(lǐng)導(dǎo)擔心年會氛圍太濃影響工作會把時間安排在農(nóng)歷年前；但越來越多的公司愿意安排在陽歷的12月下旬或元月上中旬，因為自然年度更符合企業(yè)的經(jīng)營期間，試想農(nóng)歷年后都3月了你再開始談年度計劃，這是不是很扯的事情？
二是不必在策劃的時候就把準確日期定下來，可以先預(yù)判，比如12月下旬或元月第2周；等到后期再根據(jù)公司和領(lǐng)導(dǎo)的工作計劃確定日期。
- 地點
地點的選擇與活動形式、參加人員和財務(wù)控制有關(guān)。建議提出兩個檔次的地點供選擇，記得每個檔次也不要只寫一家，可以選2-3家，簡要說明各自特色并做個推薦。
- 對象
參加對象由活動主題決定，通常都是公司全員。但有些實力較強的企業(yè)會邀請一部分社會名流、主要客戶等企業(yè)外人士，這要結(jié)合自身實際。需要指出的是，參加對象盡量細致并有合計人數(shù)，因為后面的預(yù)算中需要。例如：總公司86人、A分公司23人、B分公司38人、邀請嘉賓10人，合計157人。
- 組織
最重要的是活動的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)權(quán)限和具體分工。根據(jù)活動規(guī)模的大小，組織人員可能有3-10個，甚至更多。建議把人員安排和具體任務(wù)形成一個組織分工與工作計劃表，會更加清晰明確。下面是推薦版的組織構(gòu)成，可以根據(jù)自己公司的實際情況進行加或減：
（1）總顧問：由公司最高領(lǐng)導(dǎo)擔任，說白了是個榮譽職位，大公司可以設(shè)，小公司免設(shè)。
（2）總指揮：由公司高層管理人員擔任，比如副總，主要負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。
（3）總策劃：一般會有HR部、行政部、企劃部等這些執(zhí)行部門的領(lǐng)導(dǎo)擔任，這就看公司年會主要由哪個部門來組織。
（4）策劃組：通常由年會組織部門負責(zé)，主要負責(zé)整個活動的計劃制定、流程設(shè)計、宣傳推廣和年會主持。
（5）推廣組：通常由年會組織部門和部分業(yè)務(wù)部門人員組成，主要職責(zé)之一是內(nèi)部宣傳營造氣氛，之二是外部推廣，比如邀約客戶甚至是招商拉贊助。
（6）會務(wù)組：這是整個活動最核心的小組，通常由行政部、HR部或后勤部參與。大致包括三類崗位，一是禮儀小組，負責(zé)接待、引導(dǎo)和頒獎禮儀；二是現(xiàn)場執(zhí)行小組，負責(zé)現(xiàn)場的布置和道具擺放；三是導(dǎo)播小組，負責(zé)現(xiàn)場的燈光、音響、幻燈片播放等；四是攝影小組，主要負責(zé)拍照和錄像。
（7）節(jié)目組：通常由年會組織部門負責(zé)，包括節(jié)目的征集、遴選和排練。
（8）物資組：通常由行政部或后勤部參與，主要負責(zé)會場接洽、物料采購和統(tǒng)籌。
（9）機動組：機動人員，根據(jù)需要臨時安排工作。
- 流程
整個年會的活動流程包括前期策劃與籌備階段，中期的推動執(zhí)行與現(xiàn)場執(zhí)行階段，后期的總結(jié)宣傳階段。建議總流程以甘特圖的形式來展現(xiàn)，分流程可以用流程表來展現(xiàn)，比如節(jié)目單就是一個明顯的時間順序流程表。
活動現(xiàn)場的流程設(shè)計，根據(jù)具體內(nèi)容確定。推薦版年會（年度會議+聯(lián)歡會+團年飯）的流程建議如下：簽到→年度會議（領(lǐng)導(dǎo)講話→各部門發(fā)言→領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)）→聯(lián)歡晚會（領(lǐng)導(dǎo)講話→節(jié)目演藝→穿插頒獎→節(jié)目演藝→穿插游戲→節(jié)目結(jié)束→現(xiàn)場評選→優(yōu)秀節(jié)目頒獎）→晚宴開始→宴會結(jié)束→安排返回。
- 預(yù)算
預(yù)算是整個活動策劃中至關(guān)重要的一項，一旦預(yù)算需要調(diào)整，那么所策劃的活動內(nèi)容一定會有所變化。預(yù)算的基本原則，一是看年初的財務(wù)預(yù)算；二是結(jié)合往年情況和本年度的總體經(jīng)營管理情況測算。當然你也可以旁敲側(cè)擊地打探領(lǐng)導(dǎo)的意思，但務(wù)必記住想要辦一場高大上的年會但不愿意付出是難以實現(xiàn)的。
預(yù)算結(jié)果以表格的形式呈現(xiàn)，應(yīng)到包括項目、內(nèi)容、計量單位、單價、數(shù)量和金額以及必要的備注；費用的大概項目有場地費、物料費、獎品購置費、餐飲消費和其他必要支出，比如異地的交通費和住宿費等。
【今年的年會，當然不止這些！】
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