會(huì)議就是聚集多個(gè)人針對(duì)特定論題或困難進(jìn)行討論或解決。很多時(shí)候我們需要通過(guò)會(huì)議來(lái)腦暴，討論方案，傳達(dá)政策等等。但面對(duì)拖沓冗長(zhǎng)的會(huì)議，以及總是無(wú)法敲定的議題，往往使會(huì)議策劃者心力憔悴。
如何高效組織會(huì)議，是每一個(gè)企業(yè)最迫切的需求。不管是某一種屬性的會(huì)議，其會(huì)議策劃都離不開以下幾個(gè)步驟：
1、籌劃環(huán)節(jié)
如何高效地籌劃一個(gè)會(huì)議？行政部門需要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容、規(guī)模，擬訂計(jì)劃方案。其中，時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參加人員、食宿接待、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程序逐一拉單。需要及時(shí)發(fā)起會(huì)議的組織實(shí)施方案和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批，會(huì)議策劃全部流程智能化管理，大幅度提升辦會(huì)效率、減少會(huì)議繁雜事務(wù)，降低會(huì)議管理難度。
2、準(zhǔn)備環(huán)節(jié)。
其次，就是要展開會(huì)議的準(zhǔn)備，也叫做會(huì)議的籌備階段，主要是根據(jù)時(shí)間先后、輕重緩急，編制一個(gè)籌備計(jì)劃，多個(gè)部門合作的，還要召開一個(gè)或者幾個(gè)協(xié)調(diào)會(huì)，明確任務(wù)分工、標(biāo)準(zhǔn)要求和時(shí)間接點(diǎn)。向員工分派文字材料準(zhǔn)備、物品準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備、食宿準(zhǔn)備、接待準(zhǔn)備、保障準(zhǔn)備等等工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)任務(wù)細(xì)化安排。籌備工作是一項(xiàng)艱苦細(xì)致的工作，會(huì)議的準(zhǔn)備質(zhì)量往往影響會(huì)議的成敗。
3、實(shí)施環(huán)節(jié)。
會(huì)議前需要布置會(huì)場(chǎng)，包括會(huì)標(biāo)、條幅、音響、鮮花、材料、文具、打印設(shè)備等細(xì)數(shù)到位，同時(shí)要安排好座次、調(diào)試好所有必備設(shè)備。現(xiàn)場(chǎng)各個(gè)環(huán)節(jié)的流暢度把控
4、收尾環(huán)節(jié)。
會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)收撤會(huì)議物品，清理會(huì)場(chǎng)及食宿場(chǎng)所物品。任務(wù)提醒相關(guān)人整理會(huì)議紀(jì)要，跟進(jìn)會(huì)議回顧。
有哪些需要重點(diǎn)注意的地方？
1、場(chǎng)地的準(zhǔn)備
大型的會(huì)議策劃要找到合適的場(chǎng)地非常重要，還要考慮到人員臨時(shí)增加，保證會(huì)議室桌椅，桌布的充足，音響投影齊備。
2、先進(jìn)的智能會(huì)議設(shè)備
為了更高效的工作，需要采用先進(jìn)的智能會(huì)議設(shè)備，集高質(zhì)量顯示、觸摸書寫、無(wú)線傳屏等功能于一體，兼容多種遠(yuǎn)程會(huì)議軟硬件及豐富的辦公應(yīng)用，致力提升企業(yè)機(jī)構(gòu)的會(huì)議效率。
3、環(huán)境租擺
綜合服務(wù)商的伙伴們?cè)跁?huì)場(chǎng)內(nèi)擺放一些綠色植物、桌花，營(yíng)造舒適的會(huì)議環(huán)境；會(huì)場(chǎng)內(nèi)調(diào)整燈光，做到明亮柔和。
4、迎賓與導(dǎo)視
我們還設(shè)置迎賓欄桿座、主題迎賓海報(bào)牌、簽到墻，會(huì)議導(dǎo)視牌，迎賓工作人員，讓來(lái)賓少走彎路，提前告知洗手間的方位，為來(lái)賓提供最貼心的服務(wù)。
5、避免會(huì)議改期/取消等
6、避免會(huì)議跑題、主題不明的會(huì)議
