設想年會的全過程，確定對相應空間的要求?？疾炜尚行圆㈤_始制作成本報表，要盡量做到具體詳細。
如果視聽設備和舞臺搭建需要6米高的天花板，就應當在表格里寫清楚。當然還必須包括提前布置和排練的空間。
如果需要提前24小時預訂宴會廳，以確保布置好的場地可以保留到活動當天的話，也要流出來。
如果需要為演出人員準備一間化妝室，為員工準備一間辦公室或安排一個區(qū)域擺放陳列物品，一定要在著手布置時通知會場方，好讓他們?yōu)槟泐A留出合適的位置。一旦合同簽訂完畢，縮減多余空間比想方設法解決空間不足問題要容易得多。
為了準備一份精確的預算，需要照顧到年會的方方面面，盡量把可能的成本都考慮在內(nèi)。
在這個過程中，你會發(fā)現(xiàn)有很多不同的事項都要計入成本，如辦理街道停車許可證、聘請下班的警務人員等，這些費用應列入成本中的哪一項以及支付這些費用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算，并根據(jù)變化增減項目。
正如前面提到的，隨時掌握開支情況是很重要的，這樣你就可以及時調(diào)整并具有足夠的資金確?；顒右氐耐暾?，這些活動要素是實現(xiàn)公司年會目標的必要元素。
