許多公司都有年會(huì)策劃人員，或者允許他們的營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)策劃這些重要的聚會(huì)。然而，計(jì)劃通常外包給專業(yè)年會(huì)策劃公司。規(guī)劃年會(huì)策劃時(shí)的一些特殊考慮包括企業(yè)環(huán)境。毫無(wú)疑問(wèn)，年會(huì)不同于一家時(shí)尚青年公司銷(xiāo)售牛仔褲的年會(huì)。企業(yè)環(huán)境將影響會(huì)議規(guī)劃的所有方面，包括:
保守公司的年會(huì)策劃可能包括坐在會(huì)議廳里就公司事務(wù)進(jìn)行表決。稍后，可能會(huì)和演講者一起舉行正式晚宴。一些公司可能會(huì)為流行樂(lè)隊(duì)營(yíng)造搖滾氛圍。這件衣服可能是休閑的。
盡管在這種經(jīng)濟(jì)環(huán)境下并不受歡迎，但許多公司已經(jīng)在巴哈馬等異國(guó)情調(diào)的地方召開(kāi)年度會(huì)議。股東可以休假并對(duì)重要業(yè)務(wù)進(jìn)行投票。但是，大多數(shù)公司將在公司辦公室所在的城市舉行這些會(huì)議。一些年會(huì)在幾天后舉行。有些會(huì)議在周末舉行，或限于一天。會(huì)議的長(zhǎng)度可以決定住宿、食物選擇和其他重要細(xì)節(jié)。
如果你被雇來(lái)計(jì)劃一次會(huì)議，你需要找出誰(shuí)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備年度報(bào)告。許多公司都在尋找會(huì)議策劃人員，他們也有編寫(xiě)年度報(bào)告的營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)。如果你不對(duì)報(bào)告負(fù)責(zé)，確保你知道誰(shuí)是誰(shuí)。你需要確保你有足夠的副本給股東和媒體。
期待什么樣的媒體報(bào)道？你需要為媒體設(shè)置一個(gè)特殊的部分嗎？商業(yè)媒體是否會(huì)有特別邀請(qǐng)。如果它是一家專業(yè)年會(huì)策劃公司，媒體通常有興趣命名年度會(huì)議和董事會(huì)。較小的公司通常會(huì)在新董事會(huì)和年度報(bào)告的要點(diǎn)上發(fā)布新聞稿。
最后，許多公司選擇舉行虛擬年會(huì)來(lái)省錢(qián)。這些會(huì)議包括了比確保每個(gè)人同時(shí)在線更多的計(jì)劃。您必須為會(huì)議安排安全連接。你可以在網(wǎng)上找到許多提供免費(fèi)虛擬年會(huì)策劃的免費(fèi)網(wǎng)站。投票也可以虛擬地進(jìn)行。
