設(shè)想年會的全過程，確定對相應(yīng)空間的要求?？疾炜尚行圆㈤_始制作成本報表，要盡量做到具體詳細。
如果視聽設(shè)備和舞臺搭建需要6米高的天花板，就應(yīng)當(dāng)在表格里寫清楚。當(dāng)然還必須包括提前布置和排練的空間。
如果需要提前24小時預(yù)訂宴會廳，以確保布置好的場地可以保留到活動當(dāng)天的話，也要流出來。
如果需要為演出人員準(zhǔn)備一間化妝室，為員工準(zhǔn)備一間辦公室或安排一個區(qū)域擺放陳列物品，一定要在著手布置時通知會場方，好讓他們?yōu)槟泐A(yù)留出合適的位置。一旦合同簽訂完畢，縮減多余空間比想方設(shè)法解決空間不足問題要容易得多。
為了準(zhǔn)備一份精確的預(yù)算，需要照顧到年會的方方面面，盡量把可能的成本都考慮在內(nèi)。
在這個過程中，你會發(fā)現(xiàn)有很多不同的事項都要計入成本，如辦理街道停車許可證、聘請下班的警務(wù)人員等，這些費用應(yīng)列入成本中的哪一項以及支付這些費用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算，并根據(jù)變化增減項目。
正如前面提到的，隨時掌握開支情況是很重要的，這樣你就可以及時調(diào)整并具有足夠的資金確?；顒右氐耐暾@些活動要素是實現(xiàn)公司年會目標(biāo)的必要元素。
