年會是企業(yè)生活中的重要功能。它們?yōu)槠髽I(yè)領(lǐng)導者提供展示業(yè)績結(jié)果和發(fā)布年度報告的機會，投資者和分析師可以利用這些報告來確定企業(yè)的生存能力。但正如企業(yè)在分享積極成果方面面臨挑戰(zhàn)一樣，他們也必須承擔幾項主要任務來自己舉辦年會。
選擇空間
策劃年會的首要任務之一是為活動選擇合適的空間。年會可以在酒店、會議中心或設有會議設施的歷史遺址舉行。更實惠的選擇可能是公司總部的禮堂。除了提供足夠的空間來容納預期的投資者出席率之外，企業(yè)還必須確保足夠大的空間用于作為會議一部分的特殊活動。允許參與者在線登錄的虛擬會議消除了對物理空間的需求，而是需要規(guī)劃者建立具有足夠帶寬的安全 Web 連接。
制定議程
設置年會議程可能由公司的內(nèi)部活動團隊或外部活動策劃服務負責。在任何一種情況下，策劃者都需要編制演示和活動列表，確定每個活動將持續(xù)多長時間，并為與會者和演示者可以用來設置自己的日程安排的當天制定時間表。議程可能包括在年會前幾天的準備工作，或?qū)⒆钚仑攧招畔⑻峁┙o需要介紹和討論的參與者的時間表。
計劃演示
大多數(shù)年會都包括某種形式的介紹，無論是直接介紹財務數(shù)據(jù)還是預覽新產(chǎn)品線。公司內(nèi)進行演講的個人必須準備和演練他們在年會上的角色。例如，計劃展示新電子產(chǎn)品的工程師可能需要使用原型，并在年會正式部分期間或之后的簡短演示中找到展示新功能的最佳方式。
發(fā)出邀請
一旦公司的活動策劃者知道年會將在何時何地舉行，他們就必須發(fā)出邀請。對股東的邀請可能包括代理投票，因此那些沒有出席的人仍然可以就關(guān)鍵問題進行投票，例如董事會的新成員或擬議的收購。另一套邀請通知媒體該活動，讓媒體有機會參加。
