今天，我們通過案例來梳理一下，完整的、成功的活動策劃流程是怎么做到的，同時也給正準備做活動策劃的企業(yè)，提供一些不同的思路
現(xiàn)在開始分享——活動整體策劃流程。這次參考活動案例為SWELNUS 2022 春季新品發(fā)布會，主要是為怎樣去籌辦一場活動的整體策劃流程分享，希望對各位市場部的同學、同行小白有所幫助。
本期活動：未來·覺醒
SWELNUS 2022 春季新品發(fā)布會
活動主旨：2021年9月11日，西納維思(杭州)服裝服飾有限公司在杭州舉行未來·覺醒
SWELNUS 2022 春季新品發(fā)布會，發(fā)布了以“未來·覺醒”探索著眼未來可持續(xù)的生活方式溯源本真放慢時尚的腳步，摒棄多余的設計，關注一針一線的細節(jié)傳承，SWELNUS品牌精神內核，立好“衣”之根本，在他我和自我中找到“自愈與平衡”。
首先，給大家分享一下本次活動策劃的主框架，如下圖，里面涉及到整個發(fā)布會的各個方面，僅供大家參考。具體很深的內核，還是需要深入的挖掘與積累。
一、開始籌備
總體來說，在一場活動的開始，我們需要做出一份活動策劃案，其中包括活動主題、活動時間、活動地點、活動主旨、活動對象、參與方式等多個方面。
1.活動名稱
每場活動我們都需要確定一個名稱，最好是簡單好記的。一般的發(fā)布會就是某某公司某某年度新品發(fā)布會，有些公司也會在每年度舉辦的活動命名一個朗朗上口的名字，比如THINK-LINK、春季新品發(fā)布會。
西納維思SWELNUS系2022春夏訂貨盛會，名字是SWELNUS 2022春季新品發(fā)布會
2.活動主題
每次的活動策劃都應該有一個主題，并且要簡單好記，高度概括本次會議的核心。
我們2022年的發(fā)布會主題是“未來 · 覺醒”，從主題上，大家可以看出，我們這次主要發(fā)布的是春季方面的產(chǎn)品。
所以，結合我們的產(chǎn)品與季節(jié)，發(fā)布會主題，大家可以看到，發(fā)布會的主題是與主辦方所要發(fā)布的新品理念是息息相關的。
3.活動目的
這里主要描述本次活動的主要目的，比如發(fā)布春季系列產(chǎn)品，做一個年度訂貨會等等?；顒有再|不一，目的也就各不相同。但最終的也就是兩方面：擴大品牌知名度，現(xiàn)場訂貨銷售火爆。
4.活動時間
本次SWELNUS 2022春季新品發(fā)布會，時間9月中旬，時間如有變化后續(xù)講述。
特別提醒時間的沖突性，注意同行的活動、特殊節(jié)假日等。
時間的選擇小技巧：對于星期幾的選擇，發(fā)布會的話，我們一般優(yōu)先選擇星期三。因為在星期三這天做完活動，公司自己的自媒體平臺可以當天出稿，帶動一波宣傳;星期四媒體可以出稿件，星期五專訪媒體可以出專訪稿件，后面的星期六、星期天我們可以再結合媒體做二次傳播。參照我們的前幾屆發(fā)布會，時間都在星期三。
5.活動地點
在選擇活動地點時，我們應該考慮到場地屬性、室內設施、舞臺搭建以及配套設施。
5.1 場地屬性：場地的屬性涉及場地的星級、交通、檔期、容納人數(shù)以及環(huán)境。首先，我們的發(fā)布會選擇秀場為五星級酒店和藝術空間，然后羅列杭州市的適合舉辦服裝類活動的五星級酒店或秀場的名單，再從自己的具體需求方面與場地檔期方面一一篩選。
5.2 室內設施：關于室內設施方面，一般的五星級酒店都不會太差，大家都差不多的規(guī)格，這里主要考慮的是酒店的裝修風格(比如水晶燈、壁紙、壁燈)和網(wǎng)絡設施(比如WiFi的穩(wěn)定性)等。如果有現(xiàn)場直播需求或大的網(wǎng)絡帶寬需求，可以選擇購買網(wǎng)絡專線。
5.3 室內搭建：室內搭建這方面，找一個靠譜負責的搭建商是非常重要的。有一些酒店本身自帶舞臺和顯示屏或投影布，如果會場要求不高的話，可以用酒店本身的這些設備。如果對舞臺及屏幕要求比較高，可以選擇第三方公關傳媒公司，他們會根據(jù)主辦方的需求，出一個搭建方案。
5.4 場地的配套設施：這里特指交通、住宿及餐飲。我們一般會選擇地鐵沿線，因為地鐵出行是很靠譜的一種出行方式，受天氣影響不大，準時準點，速度較快，風險較低。
住宿方面，有此需求的朋友可以與酒店的場地銷售溝通，與酒店簽訂定價協(xié)議，可以拿到比市場價優(yōu)惠的房價。
特別提醒：餐飲方面，主要是按活動時長和活動性質來定。如果會議超過3小時，一般會準備茶歇或晚宴。茶歇一般在會議中后期舉行，利于會場人員交流走動;晚宴一般位于會議結束，用于賓客答謝或人物頒獎。
6.活動對象
在活動策劃期間，我們需要明確本次活動說要針對的對象是誰，這里也涉及到活動目的，涉及到后面的嘉賓邀請、議題準備以及后期的宣傳環(huán)節(jié)。
2B的市場活動，主要是針對服務于自身已有客戶，挖掘潛在的客戶。比如某化妝APP的市場活動，其主要對象為女性，具體到剛剛進入職場需要職場化妝教學的大學生，社會潮人潮流，年輕辣媽，化妝達人等等。
2B的市場活動，其實跟C端的目標一致，服務已有客戶，挖掘潛在客戶。我們的活動對象就是合作伙伴、相關行業(yè)區(qū)域領域的意見領導者等。
7.參會方式
7.1.開放報名式
報名式的會議一般策劃比較早，因為要留一定的時間給大眾參與報名申請、主辦方篩選及后續(xù)通知報名者。開放式的會議主要用于2C行業(yè)或公眾平臺，便于更多對產(chǎn)品或公司感興趣的人員零距離接觸產(chǎn)品或平臺。
此種會議一般規(guī)模比較大，會議時間以工作日計算。
7.2.閉門邀請式
閉門邀請式的會議，參會人員一般在200人以下，主辦方主動邀請自己的參會對象，可以控制參會人員的屬性;同時，一對一發(fā)送邀請函，用于入門簽到、識別身份。
我們這次活動采用：閉門邀請式
8.活動規(guī)則
活動規(guī)則也就是活動內容。本次會議以什么樣的方式呈現(xiàn)，PPT演講嗎?圓桌會議嗎?還是來一個秀? 這里就涉及到的就是會議的質量了。
在國內，PPT演講還是一個主流形式，主辦方選擇本公司的領導人、部門負責人或邀請行業(yè)大V參與會議演講，嘉賓圍繞主辦方給出的主題，說說自己的理念和想法，然后拋出一些思考或觀點。
國外發(fā)布會上那種freestyle的脫口秀，喬布斯是鼻祖。國內較早也就老羅做到了，并且吸引了一大波脫口秀粉絲。現(xiàn)在華為、小米等都跟上了。
9.推廣渠道
9.1.投放時間
活動前的預熱宣傳，活動中的實時直播，活動后的收尾宣傳。所以，活動的宣傳是貫穿與整場活動的始終。具體每一步的宣傳投放，大家視情況而定。
9.2.投放渠道
關于渠道，這里可以用本公司已有宣傳渠道，也可跟各大行業(yè)媒體的一級賬戶溝通，還可預約線上的如互聯(lián)網(wǎng)各大門戶網(wǎng)站廣告位、線下的如商業(yè)中心、公共交通等公眾場合的廣告位。
9.3.投放位置
投放資源不同，受眾不同，投放位置也就不同。
新品或活動宣傳，可以選擇自媒體平臺、商業(yè)媒體平臺，主要宣傳于朋友圈、搜索引擎首頁。也可以投放于線上門戶網(wǎng)站，比如優(yōu)酷首頁、淘寶首屏;也可以投放于線下公眾場合的廣告位上，比如某手機廣告投放于地鐵通道、公交車站的站牌、商業(yè)中心樓宇的LED大屏上等等。
10.預期效果
每個活動的活動目的確定后，預期效果也應該跟目的相一致，比如達到品牌宣傳、新品售賣、創(chuàng)投融資等等。每一場大型的市場活動，都需要花費一筆市場經(jīng)費，大家要讓這筆市場經(jīng)費花得有反饋。
11.成本預估
這部分是大家關注的重點了，每個市場活動都需要一份成本預估。根據(jù)會議所需的線下執(zhí)行費用、推廣渠道費用、各環(huán)節(jié)禮品費用等作出一份詳細的預算報表，附于該策劃案尾頁。
11.1.線下執(zhí)行預算
線下執(zhí)行預算包括場地費用、搭建費用、實體物料等。
場地的預算根據(jù)你會議規(guī)模來，會場銷售會根據(jù)主辦方的參會人數(shù)做出意見參考，比如，200人的會議就選400平米的宴會廳就行。
搭建預算里面涉及舞臺搭建、大屏搭建、燈光舞美、會議宣傳物料(簽到墻、易拉寶)。根據(jù)不同的尺寸，會有不同的價格，還取決于你的搭建商方案和你要實現(xiàn)什么樣復雜的現(xiàn)場效果。
室場內的宣傳物料主要在于放在每個座位的產(chǎn)品手冊、議程表、手提袋。每個會議都有定制的宣傳手提袋，新產(chǎn)品的宣傳手冊，當然，少不了的是整個會議的議程表。對于媒體席位，需要另加放置媒體通稿。
11.2.推廣費用
推廣費用就是用于線上線下宣傳的費用，比如把自己的活動宣傳海報掛在某大流量APP的開屏頁面。還有你的預約媒體費用，如媒體人員車馬費，專訪記者的專訪費用，會場速記費用、群紅包費用等等。
這里我寫的不是很全，大家可以根據(jù)自己的活動需求和活動目的具體規(guī)劃。
11.3禮品費用
前期宣傳預熱的小禮品費用，分發(fā)給到場嘉賓的伴手禮費用，暖場的小禮品費用，現(xiàn)場工作人員的定制Polo費用，后期宣傳的小禮品費用等等。
這里也是一樣的，大家根據(jù)自己的活動需求和活動目的具體規(guī)劃。
12.緊急預案
12.1.會場狀況
會場里的緊急情況一般為搭建延誤、電子設備故障、舞臺故障、停電等。
搭建延誤是可以規(guī)避的，提前跟酒店銷售做一個良好有序的溝通，有利于后續(xù)各個環(huán)節(jié)的順利進行。尋找一個靠譜、經(jīng)驗豐富的搭建商可以把舞臺故障、電子設備故障方面的風險降到最低，時間允許的話，可以多彩排幾次。
停電這種事情一般不會發(fā)生，如果片區(qū)停電，酒店會提前得到通知，再告知主辦方;還有一種停電可能就是人為造成的電路短路，搭建商在做搭建時，各項設備的用電指標都跟酒店確認過，所以，搭建商這里出錯的概率很低。
所以，大家在使用酒店的墻壁插座時，一定要問問酒店工作人員可不可以用，回復說不能用就別非用不可，很有可能你在場外走廊手機充個電，宴會廳里就全斷電了。
12.2.物料狀況
物料狀況一般分為人為原因、社會原因和不可抗力。
人為原因就可能有印刷品錯誤，印刷品快遞延誤;
社會原因，比如我們這次的物料運輸剛好趕上了疫情，快遞不能到達杭州。所以，遇到這種情況可以先寄到鄰市，再去自提。或者找同行租借等各種辦法，這時最需要人緣好了呵呵。
不可抗力就很常見了，比如臺風、疫情等等。
總之，關于物料，一定要提前做，給個緩沖時間，這個緩沖時間就指的是;即使有錯，我們還有時間來得及彌補。
12.3.人員狀況
這里涉及人員遲到或缺席，以及突發(fā)疾病。
關鍵人員的缺席，比如演講嘉賓的缺席，這個需要提前一天溝通。活動開始前一天，主辦方就應該主動聯(lián)系自己的重要嘉賓，看看他們是否都能在明天準時到場。如果有人不能出席本次活動，應該積極聯(lián)系人員替補。
人員的遲到方面，比如某個時間點開場，但是到場人員還不多，那么我們可以把開始時間適當?shù)仨樠?0-15分鐘。
對于突發(fā)疾病，最保險地做法是馬上大聲呼叫，告訴在場的人員出現(xiàn)了什么狀況。主辦方及時聯(lián)系酒店方，請求酒店人員的幫助，一般的五星級酒店的工作人員都有處理突發(fā)疾病的經(jīng)驗或接受過相關培訓。如果有老年人活動，最好有應急醫(yī)生跟隨。
12.4.不可抗力
如遇不可抗力，請在酒店工作人員的幫助下有序疏散，最快速度撤離現(xiàn)場。
