一、可以借助活動(dòng)策劃公司
1、會(huì)議或活動(dòng)主辦方經(jīng)常會(huì)有一個(gè)誤區(qū),那就是喜歡自己獨(dú)立尋找場(chǎng)地,其實(shí)他們不了解,經(jīng)過(guò)多年與場(chǎng)地方的合作,長(zhǎng)期的公關(guān)及會(huì)議服務(wù)經(jīng)歷,使專業(yè)的活動(dòng)策劃公司與各類(lèi)會(huì)議場(chǎng)地均保持良好的合作關(guān)系,不但有能力為客戶協(xié)調(diào)到的場(chǎng)地支持服務(wù),更有能力在一定程度上為客戶節(jié)省會(huì)議場(chǎng)地支出.
2、活動(dòng)策劃公司還擁有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)議場(chǎng)地推薦規(guī)范和服務(wù)模式,保障所推薦的每一個(gè)場(chǎng)地都是十分熟悉和了解的,通常都是經(jīng)實(shí)地考察,依照專業(yè)會(huì)議場(chǎng)地信息搜集標(biāo)準(zhǔn)逐項(xiàng)記錄,并收錄到專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)中,場(chǎng)地?cái)?shù)據(jù)信息的詳細(xì)性甚至超過(guò)場(chǎng)地方本身.而會(huì)議主辦方自己去尋找場(chǎng)地,但并不了解一個(gè)場(chǎng)地的軟硬件設(shè)施對(duì)自身活動(dòng)的可用性在什么地方,更何況除了會(huì)議場(chǎng)地之外,還會(huì)有其它諸如設(shè)備供應(yīng)、流程控制等更加復(fù)雜的工作.
3、通過(guò)專業(yè)的活動(dòng)策劃公司找活動(dòng)場(chǎng)地,不但可以有效節(jié)省尋找資源的時(shí)間,更能獲取因場(chǎng)地因素對(duì)活動(dòng)效果產(chǎn)生的各種積極的和消極的影響等重要信息.
二、大型會(huì)議活動(dòng)策劃的場(chǎng)地布置技巧
1、基本設(shè)施布置
(1)講臺(tái):高度適中,且通向講臺(tái)走道有照明,講臺(tái)中央應(yīng)有所進(jìn)行的會(huì)議名稱,和會(huì)議中心或會(huì)議賓館名稱.
(2)話筒:話筒事前調(diào)節(jié)好,音量不易過(guò)大.
(3)寫(xiě)字板及水筆.
(4)視聽(tīng)設(shè)備:計(jì)算機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、屏幕,音響設(shè)備,鐳射筆,免費(fèi)郵件服務(wù),DVD空調(diào),照明等.
(5)照明:照度均勻,燈光柔和穩(wěn)定,易于控制調(diào)節(jié).
(6)音響:包括調(diào)音臺(tái),會(huì)務(wù)話筒等.
(7)會(huì)務(wù)視頻系統(tǒng):錄像機(jī)、投影機(jī)、幻燈機(jī)、視頻特技機(jī)、攝像頭等主要設(shè)備以及視頻切換器、視頻分配器、制式轉(zhuǎn)換器等輔助設(shè)備.
(8)同聲傳播和表決系統(tǒng)
2、會(huì)場(chǎng)布置
(1)會(huì)場(chǎng)布置基本原則:切題:根據(jù)會(huì)議的性質(zhì),布置會(huì)場(chǎng)時(shí)要注意突出會(huì)議主題和宗旨.如:黨代表會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求樸素、莊重、大方.正規(guī):任何會(huì)場(chǎng)布置都應(yīng)有序整潔,有條理.樸素:從會(huì)議實(shí)際效果和自身經(jīng)濟(jì)能力出發(fā),做到以小的成本創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益.實(shí)用:會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)與會(huì)議所需功能相符合.和諧:會(huì)場(chǎng)顏色、會(huì)場(chǎng)要素大小要協(xié)調(diào).
(2)會(huì)場(chǎng)布置基本模式劇場(chǎng)(禮堂)式:適合大規(guī)模,人數(shù)較多的會(huì)議,如適用于新聞發(fā)布會(huì)、論壇、辯論會(huì)、啟動(dòng)儀式等.課桌式:適用于論壇、新聞發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)等等,這種形式便于聽(tīng)眾作記錄.中空?qǐng)A(正方形或多邊形)式:適合規(guī)模較小,且身份級(jí)別相當(dāng)?shù)臅?huì)議,如洽談會(huì),研討會(huì)等U型或馬蹄型:適合小型培訓(xùn)會(huì)議.圍桌式:適用于中式宴會(huì),如答謝會(huì)、招待會(huì)、茶話會(huì)等.
