1. 選擇合適的視頻會議平臺——您可以使用多種選擇。我們建議您考慮您需要的功能，例如聊天、屏幕共享、文件共享、投票、集成邀請和后續(xù)電子郵件、參與者數(shù)量、記錄能力等因素。
2. 盡早發(fā)出邀請——記者表示，盡管出差減少，但他們的日程安排比以往任何時(shí)候都更加忙碌和雜亂無章。在活動開始前一個(gè)月或更長時(shí)間發(fā)送一封保存日期的電子郵件，以幫助他們保護(hù)您的時(shí)間段，然后在兩周左右之前發(fā)出詳細(xì)的邀請，以便注冊（并征求任何特殊要求），然后偶爾發(fā)送提醒領(lǐng)先直到事件。
它有助于在您的媒體活動前一天發(fā)出最后提醒，其中包含指向您的虛擬活動的鏈接和任何最后一分鐘的說明。
3. 確保您的演示者和主持人通過硬連線實(shí)現(xiàn)最佳連接- 確保您的演示者通過硬連線連接到高速穩(wěn)健互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的視頻平臺。
我們建議演示者在會議期間前往公司辦公室尋求最佳連接……而不是冒險(xiǎn)依賴速度較慢、較弱和不穩(wěn)定的家庭 Wi-Fi 服務(wù)。（要測試您的互聯(lián)網(wǎng)連接速度，請單擊此處。）
4. 使用經(jīng)驗(yàn)豐富的主持人或司儀——沒有什么能像笨拙的交接、尷尬的靜默期或?qū)ζ脚_功能的摸索一樣玷污您的虛擬活動。為了讓您的活動順利和專業(yè)地進(jìn)行，請使用熟練的主持人，他們擅長控制視頻會議平臺、主持問答環(huán)節(jié)和引導(dǎo)對話。
如果您的員工中沒有這樣的人，您的公關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該能夠提供或推薦一位有能力、經(jīng)驗(yàn)豐富的主持人。
您的主持人可以控制誰的麥克風(fēng)打開和關(guān)閉，可以要求參與媒體在聊天窗口中留下他們的問題，還可以在現(xiàn)場問答環(huán)節(jié)中向記者提問，以保持事情的有序和有條理。
5. 為您的虛擬活動安排一些額外時(shí)間——如果您的活動將有 30 分鐘的實(shí)時(shí)評論，請為您的活動安排 60 至 75 分鐘，以便記者有足夠的時(shí)間參與整個(gè)問答環(huán)節(jié)……和也許留下來與主持人進(jìn)行一對一的討論。
對于一些最優(yōu)秀的記者來說，正式問答之后的一對一可能是您活動中最重要的部分。
6. 提前指導(dǎo)您的演示者——幫助您的演示者熟悉使用所選視頻平臺。幫助他們優(yōu)化他們的表現(xiàn)——是的，這是一種表現(xiàn)——通過指導(dǎo)他們適當(dāng)?shù)臄z像機(jī)角度（不要太高或太低）、適當(dāng)?shù)恼彰?、外部麥克風(fēng)、隔音和其他因素。
您可能需要提前購買和試用外置麥克風(fēng)（有關(guān)麥克風(fēng)評論，請單擊此處）、視頻燈和其他設(shè)備，以確保它們的演示看起來和聽起來都很專業(yè)。
確保您指導(dǎo)您的演示者在演示之前關(guān)閉任何其他筆記本電腦/臺式機(jī)程序或應(yīng)用程序，并使他們的手機(jī)靜音。
7. 進(jìn)行技術(shù)檢查——在技術(shù)故障方面不遺余力。至少在您的活動開始前一周，使用他們將用于實(shí)際活動的完全相同的位置和設(shè)備與您的演示者進(jìn)行基本的技術(shù)檢查。如果聲音或視頻不好，您將失去觀眾。
測試您的互聯(lián)網(wǎng)連接、筆記本電腦、照明、麥克風(fēng)、設(shè)置和背景，以確保一切正常。尋找可能會干擾您的活動的環(huán)境噪音或破壞性活動的潛在問題。
技術(shù)排練可以幫助您消除可能有損演示文稿的東西 - 例如吱吱作響的椅子、反射陽光的眩光、不穩(wěn)定的麥克風(fēng)等 - 并讓您有足夠的時(shí)間進(jìn)行任何需要的更正或改進(jìn)。
建立一個(gè)具有不同電源和互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)源的備用位置，作為在演示者辦公室最后一刻出現(xiàn)問題時(shí)的備份。
8. 計(jì)劃分享材料——使用 Dropbox（或類似的文件分享應(yīng)用程序）鏈接分享您的虛擬資料袋材料（稿、概況介紹、圖像、視頻、背景資料、傳記等）。
讓您的主持人提及該鏈接在聊天框中可用，并在演示后立即在活動的聊天框中發(fā)布該鏈接，并在任何后續(xù)電子郵件中再次發(fā)布給記者。
9. 在您的實(shí)際活動之前測試您的連接- 為意外做好準(zhǔn)備，并在活動前一小時(shí)左右檢查互聯(lián)網(wǎng)連接。萬一停電或互聯(lián)網(wǎng)中斷，這將使您的演示者有足夠的時(shí)間轉(zhuǎn)移到您的“B計(jì)劃”備用位置。
盡管在接下來的幾個(gè)月里，我們大多數(shù)人實(shí)際上將根據(jù)需要而不是選擇舉行發(fā)布會，但它們很可能會成為大流行后公關(guān)工具包中的常用工具，尤其是隨著技術(shù)的進(jìn)步和高管們對它的適應(yīng)。
