政府官員到企業(yè)參觀接待前，相應的工作人員應該先確定來訪人員的具體信息，包括人數(shù)、姓名、性別、職位、部門、行程、來訪內(nèi)容，以及有沒有什么具體要求。工作人員要認真核實對方發(fā)來的信息，并及時確定好聯(lián)絡人；領導到來時，工作人員要提前到達，表達尊重，各種參觀活動要及時調(diào)度，注意禮儀；接待工作結(jié)束后，要將領導送到車站或機場，做好新聞報道和接待工作總結(jié)，同時記得結(jié)算接待活動產(chǎn)生的酒店食宿費用并申請發(fā)票。
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)接待手冊相比，微媒數(shù)字接待系統(tǒng)具有以下優(yōu)勢：
01 線上接待手冊，更便捷更安全
傳統(tǒng)接待中，工作人員一般會提前給嘉賓發(fā)放紙質(zhì)接待手冊，以便嘉賓快速了解接待的日程和信息。
但紙質(zhì)接待手冊存在諸多不便：印制或發(fā)放完畢后，若天氣、人員、行程等任何一個環(huán)節(jié)臨時有變，就需要重新印刷和發(fā)放；接待時需要嘉賓隨身攜帶，容易丟失，造成信息泄露；嘉賓在需要時不能快速查閱到自己想要的信息。
而在思訊數(shù)字接待系統(tǒng)中， 工作人員可以根據(jù)接待活動的需要，任意添加或刪除內(nèi)容，若行程有變，也可以隨時進行調(diào)整優(yōu)化。針對保密程度較高的接待活動，可以設置登錄碼，進一步提高信息的安全性。
02文字+圖片+視頻，展示考察點特色
參觀考察點是接待工作的核心環(huán)節(jié)，事先在嘉賓心中樹立良好的第一印象十分重要。
與印在紙上密密麻麻的文字相比，微媒的云會場接待手冊可以將文字、視頻、圖片結(jié)合起來，讓嘉賓能以更直觀的方式建立起對考察點的印象。
另外，還可以將當?shù)卦厝诤系浇哟謨缘谋尘爸?、在接待手冊首頁展示宣傳視頻，體現(xiàn)更多當?shù)靥厣?/p>
03 總結(jié)數(shù)據(jù)，持續(xù)優(yōu)化接待體驗
微媒后臺還可以展示接待手冊的詳細數(shù)據(jù)，包括每個頁面的瀏覽人數(shù)與瀏覽次數(shù)：
工作人員可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)，方便地查看嘉賓對哪個頁面更感興趣，從而調(diào)整考察點或考察點展示方式等，持續(xù)優(yōu)化接待體驗、不斷升級服務。
04 提升效率，給接待工作帶來便利
提升工作效率是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)，微媒能夠幫助接待部門化繁為簡，將工作人員的精力從部分機械化的工作內(nèi)容中釋放出來。
工作人員整理好嘉賓名單后，即可錄入微媒后臺，備注詳細信息，方便規(guī)劃各部門分工，實現(xiàn)各機關部門協(xié)同高效運作。工作人員還可以利用微媒自動向嘉賓發(fā)送短信，不再需要手動群發(fā)短信。
另外，由于接待的全程都是線上完成，因此只需在微媒后臺導出活動信息，就可以將此次接待工作的信息歸檔，整個接待流程高效有序。
擁有豐富的接待數(shù)字化經(jīng)驗的思訊，幫助客戶將流程繁瑣的線下工作化繁為簡，也提升了接待工作的數(shù)字化水平，使之向更高效、更便捷的方向不斷生長。
