一般新聞發(fā)布會參與方有：公司領(lǐng)導、員工、媒體記者、同行、客戶等，要擬定一個大名單，對名單上的嘉賓要發(fā)出相應的邀請函，包含發(fā)布會主題、地址、議程安排、現(xiàn)場平面圖等。然后根據(jù)大名單，進行聯(lián)系，回收確認信息，保證重要人員無遺漏并能準時出席，如果對方可能有無法到來的情況，要做好應急人選的考慮。
在媒體邀約方面，一定要及其慎重。畢竟，媒體出席的質(zhì)量和數(shù)量決定了發(fā)布會的傳播效果。媒體屬性的對口、報道質(zhì)量的高下、權(quán)威性的高低、媒體關(guān)系的好壞等都是需要考慮的點，總的來說，盡量邀請媒體關(guān)系好的、影響力更大的媒體。
同時，在媒體邀約方面要多利用一些技巧。比如透露的信息不要太多，要適當制造懸念，要讓媒體記者覺得“有新聞點”，不然企業(yè)如果本身就不知名，又沒新聞爆點，那么記者也不愿意白跑一趟。還有就是，跟媒體溝通的時候一定要強調(diào)到現(xiàn)場的是新聞記者，而不是媒體的廣告業(yè)務(wù)人員，到了現(xiàn)場借著發(fā)布會的時機進行業(yè)務(wù)聯(lián)系，雖然也可以幫忙發(fā)稿，但是已經(jīng)偏離了發(fā)布會的方向了。
另外，要搞清楚新聞采訪權(quán)是什么，比如主流媒體新華網(wǎng)、東方網(wǎng)等，就有采訪權(quán)，可以對發(fā)布的信息進行原創(chuàng)新聞的撰寫，而新浪、搜狐等門戶網(wǎng)站是沒有采訪權(quán)的，只能進行轉(zhuǎn)載，所以對于沒有采訪權(quán)的媒體要么提供自家的新聞通稿，要么讓他們轉(zhuǎn)載有采訪權(quán)的媒體文章。
