人們對于一場大型會議活動現(xiàn)場第一印象從哪里開始？參加或策劃過眾多大型會議或活動的你應(yīng)該知道，簽到環(huán)節(jié)最關(guān)鍵。大型會議簽到是會議公司的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，不僅可以精確到參加會議人數(shù)，又在情理之中安全工作會議。一些公司召開會議只要人數(shù)到了才可以召開會議，否則不然的話，會議經(jīng)過的一些會議沒什么效果，因此，會議簽到是一個重要環(huán)節(jié)。設(shè)想一下，如果來賓在排了進(jìn)十分鐘的隊(duì)還未能入場的情況下，心情會是怎樣，對活動主辦方的印象又會是怎么樣？而對于主辦方而言，活動有多少人已經(jīng)入場，重要的嘉賓是否已經(jīng)入場，在很大程度上決定了活動是要如期舉行還是另有安排！
每場活動，根據(jù)會議類型的不同，規(guī)模、與會嘉賓性質(zhì)等多種因素，簽到方式各不相同。線下活動會議是提高用戶粘性、行業(yè)交流、品牌推廣的最佳途徑之一；其中會議簽到是一項(xiàng)非常重要的會前工作，可及時、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出參加會議的人數(shù)，促使會議順利的開展！如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。會議簽到時間基本都集中在會前1小時，那這1小時的簽到效率就決定著整個會議簽到環(huán)節(jié)的成敗。
思訊互動打造高科技會議簽到平臺，會議組織者創(chuàng)建活動后，系統(tǒng)自動生成簽到二維碼。主辦方可以在活動現(xiàn)場大屏上及入口處打印展示簽到二維碼，參會人員到達(dá)會議現(xiàn)場后，使用微信掃描籌備者提供的簽到二維碼，就可完成會議簽到。該簽到方式非常適用于各種大型會議簽到， 解放大量服務(wù)人力。
思訊互動的會議簽到平臺支持設(shè)置簽到地區(qū)，參會者掃碼成功后再判斷是否在簽到位置范圍內(nèi)，在范圍內(nèi)才會簽到成功，否則簽到失敗。參會者需開啟手機(jī)自身的定位功能，并且允許應(yīng)用獲得手機(jī)位置信息同時開啟小程序的位置授權(quán)后，才能進(jìn)行基于地理位置的簽到，能有效避免代簽情況發(fā)生。簽到成功后，頭像及簽到語將展示在大屏幕中，在大屏幕中循環(huán)播放。主辦方可對簽到效果、背景圖以及背景音樂進(jìn)行設(shè)置，簽到效果包括3D圖形效果和3D文字效果，科技感十足，有利于會前暖場，提升會議檔次。
目前根據(jù)思訊互動平臺上微信掃碼簽到使用的情況來看，以下幾種是使用最多的兩種微信掃碼簽到產(chǎn)品：
一、2D簽到，用戶頭像以2D平鋪的展現(xiàn)形式顯示在大屏幕上，支持實(shí)名、名單、掃碼等多種簽到方式，現(xiàn)代化電子簽到，告別傳統(tǒng)紙質(zhì)簽到模式的繁瑣和不便，提供活動效率，簡化活動流程，收集客戶信息資料更加簡便，如果開啟了抽獎則用戶簽到后將自動進(jìn)入獎池獲得中獎機(jī)會。它有種方式可以完成簽到。
（1）掃碼簽到：無需收集用戶信息的活動，掃碼即可參與游戲、抽獎、紅包雨等，對用戶無感知；
（2）實(shí)名簽到：用戶掃碼參與任何互動前都會要求輸入姓名，手機(jī)號碼（支持驗(yàn)證碼驗(yàn)證），公司、職位、地址等一系列信息（可自定義）；
（3）名單簽到：參會人員在活動開始前就已經(jīng)確定，預(yù)先導(dǎo)入人員名單，簽到時輸入姓名（號碼、工號等可唯一標(biāo)識的信息）即可識別，完成簽到；
（4）口令簽到：類似于房間號的密碼，輸入密碼完成簽到。
每種簽到方式都支持對用戶進(jìn)行分組（部門、公司、嘉賓/員工），分組后可以對用戶參與互動的權(quán)限進(jìn)行限制，如：分A組和B組，指定某一輪次的抽獎、游戲、紅包雨只能A組參與，B組不能參與。
二、簽名墻：用戶在Pad或手機(jī)上寫下自己的簽名，完成后簽名以多彩泡泡的形式在大屏幕上相互碰撞，有趣有夢幻，更加吸引眼球，也是當(dāng)下比較火的一種簽到方式。
三、微信3D簽到。3D簽到相比較第一種簽到墻效果更加高端，更加酷炫，簽到完成后大屏幕會根據(jù)簽到人員的頭像信息實(shí)時動態(tài)的展現(xiàn)出各種3D動畫效果，還可以自動拼成企業(yè)的logo、DNA、文字等圖案。
支持主辦方元素植入，該功能支持通過文字和圖形Logo自動生成簽到圖形，通過極具個人色彩的微信頭像組成的Logo或者文字圖形，必然能給現(xiàn)場帶來驚艷的視覺效果；還能上傳展示logo，會出現(xiàn)在部分（除3D幾何及DNA效果外）圖形效果中。
四、logo簽到；用戶微信頭像圍繞品牌Logo組成各式炫酷3D效果：魔方、萬花筒、地球、銀河，彰顯品牌，與3D簽到功能不同的是，Logo簽到展示的Logo可以是原滋原味的Logo圖片，色彩大小都可以保存原樣（而不是通過頭像組成的），比3D簽到功能更加的高端大氣上檔次。
五、拍照簽到：在會議的入口來賓通過現(xiàn)場搭建的攝像頭IPAD等拍照設(shè)備進(jìn)行拍照簽到，入場嘉賓將頭像對準(zhǔn)攝像頭進(jìn)行拍照，可以預(yù)先選擇背景和照片風(fēng)格，照片支持美白、瘦臉，支持將頭像轉(zhuǎn)換成漫化和素描風(fēng)格，增加趣味性。
當(dāng)然，除了活動前確定好簽到方式，準(zhǔn)備的方案環(huán)節(jié)也尤其重要。會前準(zhǔn)備工作是否充分是決定會議能否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
一是方案要細(xì)
會前準(zhǔn)備工作要根據(jù)會議任務(wù)制定詳細(xì)的工作方案。一般由會議承辦部門成立會務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，將工作方案中的任務(wù)分解，逐一明確相關(guān)事項(xiàng)和環(huán)節(jié)的具體責(zé)任人，并列表印發(fā)，使各項(xiàng)任務(wù)職責(zé)分明、一目了然。
二是落實(shí)要細(xì)
會前準(zhǔn)備工作具有很強(qiáng)的時限性，各工作小組要緊緊圍繞職責(zé)分工抓好落實(shí)。起草會議文件和落實(shí)與會人員，是會前準(zhǔn)備的兩個關(guān)鍵要素。會議議程和日程安排、重要講話稿、邀請出席列席人員、上主席臺人員、各組召集人名單等文件從起草到定稿要經(jīng)過多次修改和討論，甚至定稿后還會受到各種變化因素的影響，應(yīng)適當(dāng)推遲印制時間。會議文件裝袋前，要對所有應(yīng)發(fā)材料進(jìn)行全面核實(shí)，確保資料齊全、次序不亂。落實(shí)與會人員要根據(jù)所在單位的不同，采用郵箱、短信、傳真、電話等多種方式通知，確保及時準(zhǔn)確、無遺漏。需要被通知單位反饋名單和提供有關(guān)材料的，要及時催辦、收集齊全。
三是檢查要細(xì)
這是落實(shí)方案、保證開好會議的重要一步。會前檢查可采用聽取匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式。會議承辦部門要根據(jù)計(jì)劃進(jìn)度定期聽取各工作小組情況匯報，協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題。會場布置是現(xiàn)場檢查的重點(diǎn)，從主席臺布置到座位安排，從話筒到茶水?dāng)[放都要一一檢查，對落實(shí)不到位或銜接不夠的地方，要及時發(fā)現(xiàn)、及時督促、及時整改。
“場內(nèi)+場外”，會中運(yùn)轉(zhuǎn)要有序
會中是從會議簽到至?xí)h結(jié)束時的這一段時間，可分為場內(nèi)服務(wù)和場外服務(wù)，涉及環(huán)節(jié)較多。場內(nèi)服務(wù)工作主要是做好會議簽到、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會議記錄、錄音、攝像、照相等。場外服務(wù)的食宿、安全、秩序、醫(yī)療、車輛等每個環(huán)節(jié)也是緊緊相連、密不可分的。
如何做好場內(nèi)場外各個環(huán)節(jié)的有機(jī)銜接，各項(xiàng)議程的有序運(yùn)行，應(yīng)注重把握三個細(xì)節(jié)。
1.是關(guān)鍵細(xì)節(jié)
指會務(wù)某項(xiàng)工作的核心環(huán)節(jié)。如果該細(xì)節(jié)出現(xiàn)問題，整個會務(wù)效果就會大打折扣，甚至可能出現(xiàn)嚴(yán)重后果。因此，關(guān)鍵細(xì)節(jié)至關(guān)重要，來不得半點(diǎn)馬虎和疏忽。對待這些細(xì)節(jié)，要做到思想高度重視、時間重點(diǎn)安排、精力重點(diǎn)傾斜，確保萬無一失。比如大會選舉，清點(diǎn)人數(shù)是核心環(huán)節(jié)。大會伙食，食品安全是核心環(huán)節(jié)。由核心環(huán)節(jié)分解出來的細(xì)節(jié)就是關(guān)鍵細(xì)節(jié)，要投入足夠的精力和時間去關(guān)注它、做好它。
2.是銜接細(xì)節(jié)
指會務(wù)各個環(huán)節(jié)之間的對應(yīng)聯(lián)系。銜接工作涉及面廣，往往很難考慮周全，有的環(huán)節(jié)容易被忽略，如果銜接不好，也會影響全局。比如，原定在主席臺就座的某位領(lǐng)導(dǎo)臨時不能參加會議，除了對主席臺座位進(jìn)行調(diào)整外，還要對該領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)的任務(wù)（如頒獎、發(fā)言稿等）進(jìn)行調(diào)整，不能顧此失彼。
3.是延伸細(xì)節(jié)
指會務(wù)工作中相對而言不怎么顯現(xiàn)或不容易想到的細(xì)節(jié)。它對整個會務(wù)沒有決定性的作用，但把握不好也可能影響局部，進(jìn)而影響整個會議的效果。比如，會議分組討論地點(diǎn)，雖然場內(nèi)設(shè)施布置完整，但遇周圍臨時施工非常嘈雜，影響與會者討論發(fā)言，也會讓大家不滿意。考慮延伸細(xì)節(jié)不能囿于會務(wù)和細(xì)節(jié)本身，要拓寬思路，放開去想，提前預(yù)測可能影響會議正常進(jìn)行的各種因素。
“收尾+總結(jié)”，會后工作要規(guī)范
會后工作是保證會議達(dá)到預(yù)期目的的重要一環(huán)。需重點(diǎn)抓好三件事。
一是會后服務(wù)
在組織與會人員離會時，要詳細(xì)了解與會人員返回的日程和交通工具，協(xié)助購買機(jī)票、車票或提供其他服務(wù)等。對個別因工作需要還需暫留的人員，在食宿等方面要妥善安排。
二是會后總結(jié)
每次會議結(jié)束后，要及時對會務(wù)工作進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，對已有的會務(wù)工作流程、工作規(guī)則和服務(wù)指南等及時進(jìn)行修訂、增補(bǔ)，使之更加科學(xué)、規(guī)范。要及時把會議文件、簡報、會議記錄、音像資料以及會務(wù)工作方案、服務(wù)指南等一整套原始資料收集齊全，按規(guī)定歸檔管理，形成盡可能完善的資料匯編，便于今后查閱使用。
三是會后跟蹤
對會議發(fā)言、討論形成的有關(guān)事項(xiàng)以及會議期間的領(lǐng)導(dǎo)批示件等的辦理情況進(jìn)行跟蹤，確保會議審議的各項(xiàng)事項(xiàng)和任務(wù)落到實(shí)處。
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