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每個(gè)稱職的活動(dòng)策劃者都 知道，活動(dòng)策劃清單可能是策劃成功活動(dòng)的最有價(jià)值的工具。當(dāng)您在半夜驚慌失措地大汗淋漓地醒來(lái)時(shí)，它是一款讓您放心的活動(dòng)計(jì)劃工具，您確信自己忘記了計(jì)劃下一次活動(dòng)的重要細(xì)節(jié)。有了一份全面的活動(dòng)策劃清單，您可以自信地處理您的活動(dòng)，因?yàn)槟雷约簺](méi)有忽略任何事情。
　　如果您認(rèn)為自己非常有條理，并且在計(jì)劃活動(dòng)時(shí)已經(jīng)使用了清單，但是遇到了您意識(shí)到（為時(shí)已晚）未能關(guān)注某些重要細(xì)節(jié)的情況，該怎么辦。你哪里做錯(cuò)了？
　　每個(gè)活動(dòng)都需要一個(gè)活動(dòng)計(jì)劃清單，該清單設(shè)計(jì)時(shí)要考慮到該特定活動(dòng)并根據(jù)各個(gè)活動(dòng)規(guī)范進(jìn)行定制。所以每個(gè)活動(dòng)策劃清單都是不同的。但是，無(wú)論您是計(jì)劃舉辦小型生日派對(duì)還是大型公司活動(dòng)，您的活動(dòng)策劃清單上都必須有五項(xiàng)。
　　1.簽署活動(dòng)合同
　　這聽(tīng)起來(lái)很明顯，但請(qǐng)確保您簽署并收到簽署的副本作為回報(bào) - 您活動(dòng)所需的所有合同。這包括與客戶、場(chǎng)地、供應(yīng)商、酒店、娛樂(lè)等的活動(dòng)合同。堅(jiān)定的握手是開展業(yè)務(wù)的好方法，但不是確保雇用任何供應(yīng)商的方式，也不是承諾為客戶工作的方式. 以書面形式獲取所有內(nèi)容，在所有文書工作都簽署并交付之前，不要做任何工作或花一分錢來(lái)計(jì)劃您的活動(dòng)。如果您是需要為您的活動(dòng)服務(wù)簽訂活動(dòng)合同的活動(dòng)策劃者，請(qǐng)單擊此處。
　　2.確認(rèn)日期和時(shí)間
　　您在此活動(dòng)的計(jì)劃階段深陷其中。怎么會(huì)有人弄錯(cuò)日期？供應(yīng)商經(jīng)常有其他業(yè)務(wù)進(jìn)來(lái)?？蛻艨赡軙?huì)同意活動(dòng)的日期和時(shí)間，然后忘記通知您計(jì)劃的變化。在您開始計(jì)劃您的活動(dòng)之前，請(qǐng)仔細(xì)檢查日期以及開始和結(jié)束時(shí)間，并以書面形式獲取這些信息，以便每個(gè)人都在同一個(gè)頁(yè)面上。
　　3.雇用其他幫助
　　不要低估在活動(dòng)當(dāng)天獲得額外幫助的價(jià)值?？傆幸恍┦虑樾枰疹?，大多數(shù)活動(dòng)策劃者已經(jīng)忙于舉辦活動(dòng)，無(wú)法將注意力集中在出現(xiàn)的情況上。雇用額外的幫助是一個(gè)經(jīng)常被忽視的重要步驟，直到為手頭的工作雇用最好的活動(dòng)人員可能為時(shí)已晚。在招聘活動(dòng)人員時(shí)，不要滿足于剩菜剩飯。將此項(xiàng)目列入您的活動(dòng)清單，并確保訓(xùn)練有素的工作人員擁有適合您的活動(dòng)預(yù)算所需的經(jīng)驗(yàn)。
　　4.進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)演練
　　沒(méi)有什么比親身體驗(yàn)更能在腦海中想象某事了。與您的客戶和供應(yīng)商一起對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行演練是活動(dòng)策劃過(guò)程中的關(guān)鍵步驟。它提供了一個(gè)提出問(wèn)題、解決問(wèn)題并就房間設(shè)置、裝飾、注冊(cè)位置和活動(dòng)的整體流程達(dá)成協(xié)議的機(jī)會(huì)。通常，即使我們認(rèn)為我們的交流很清楚，我們對(duì)某事的看法也與其他人根據(jù)我們的描述所設(shè)想的形成鮮明對(duì)比。 在規(guī)劃階段參觀物理空間，因此活動(dòng)當(dāng)天不會(huì)有任何意外。
　　5.包括跟進(jìn)提醒
　　在理想的世界里，告訴某人一次就足以確保工作完成。不幸的是，真實(shí)的工作世界不是這樣運(yùn)作的，或者至少不是活動(dòng)策劃的業(yè)務(wù)。由于需要管理如此多的細(xì)節(jié)，并且在活動(dòng)的各個(gè)階段涉及多個(gè)玩家，因此很容易迷失方向。因此，當(dāng)您制定活動(dòng)計(jì)劃清單以使您井井有條并按時(shí)進(jìn)行時(shí)，請(qǐng)確保包括某些后續(xù)行動(dòng)的提醒。例如，如果您與餐飲服務(wù)商討論菜單創(chuàng)意，請(qǐng)?jiān)谀幕顒?dòng)策劃清單中添加一個(gè)項(xiàng)目，內(nèi)容為：“跟進(jìn)餐飲服務(wù)商提出的菜單”和“與餐飲服務(wù)商安排品嘗時(shí)間。”在活動(dòng)策劃中，有沒(méi)有太多次確認(rèn)某事這樣的事情。