按照預(yù)期計(jì)劃履行方案，在執(zhí)行過程中，要做到耐心、細(xì)致與周到……在年會(huì)執(zhí)行過程根據(jù)不同年會(huì)形式，需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護(hù)、茶歇安排和攝影攝像等事項(xiàng)。
餐飲安排
根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)包括西餐、中餐、自助餐、宴會(huì)等等；
餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。
類別有中式、西式及清真系列。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制，很多酒店對(duì)于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的要求，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。
圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。
需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。
交通安排
重要的國際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。
通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。
因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。
旅游安排
實(shí)際上，年會(huì)考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場(chǎng)調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作)。
短線旅行旅程很少離開會(huì)展舉辦地500公里以上，時(shí)間不會(huì)超過48小時(shí)(大多數(shù)為24小時(shí)以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過1000公里以上，時(shí)間可以長達(dá)一周——甚至可以跨國旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。
司儀安排
如果是客戶答謝年會(huì)，必要的禮儀顯得溫馨，而員工大會(huì)則可以較少考慮安排司儀。
禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。
秩序維護(hù)
對(duì)于會(huì)議而言，無不希望有良好的秩序。小型會(huì)議特別是企業(yè)內(nèi)部會(huì)議秩序基本不用控制，但大型會(huì)議，秩序的控制就顯得很重要。大型會(huì)議可以采用代表證或者入場(chǎng)券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場(chǎng)入口設(shè)立保安來維護(hù)為好
茶歇安排
茶歇對(duì)于一般的大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，特別是公司或者組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會(huì)，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點(diǎn)心也不限于是中國點(diǎn)心。通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤，有的還有中式糕點(diǎn)。
攝影攝像安排
攝影攝像安排：根據(jù)會(huì)議的級(jí)別和要求，需要安排專業(yè)的攝影攝像人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程拍攝，拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發(fā)給參會(huì)者
-------------------- 今年的年會(huì)，花式互動(dòng)游戲，嗨翻你的活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng) --------------------
瘋狂數(shù)錢游戲。
微信瘋狂數(shù)錢游戲是年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)常用的大屏幕互動(dòng)游戲，寓意來年財(cái)源滾滾來，非常適合年會(huì)場(chǎng)景，使其更加適應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)要求，用戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)看誰手機(jī)上數(shù)錢數(shù)的數(shù)量最多，大屏幕上就好實(shí)時(shí)顯示排名，最終可以根據(jù)數(shù)錢數(shù)量多少發(fā)獎(jiǎng)品，如果老板任性土豪還可以數(shù)多少錢就發(fā)多少錢。
微信搖一搖競技游戲。
微信搖一搖競技游戲由思訊互動(dòng)率先開發(fā)出來之后迅速風(fēng)靡全國各大活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，直至現(xiàn)在依舊是經(jīng)久不衰，每年都會(huì)成為各大公司的年會(huì)上最具特色與亮點(diǎn)的互動(dòng)環(huán)節(jié)，當(dāng)全場(chǎng)用戶在同一刻同時(shí)都瘋狂開始搖動(dòng)手機(jī)時(shí)，那種氛圍那種場(chǎng)面，簡直就是無與倫比。微信搖一搖競技游戲有3D搖一搖、賽馬、賽車、馬拉松、猴子爬樹、游泳等多種風(fēng)格自由選擇。
微信大屏互動(dòng)彈幕。
在各大視頻網(wǎng)站上大家可能都接觸過彈幕效果，但是如果在團(tuán)建現(xiàn)場(chǎng)臺(tái)上一邊表演節(jié)目，臺(tái)下觀眾一邊直接可以通過發(fā)送彈幕在屏幕上互動(dòng)，臺(tái)上臺(tái)下融為一體這是多么的有趣味啊。而且臺(tái)下觀眾參與方式也是非常簡單，只需要掃描大屏幕二維碼發(fā)送內(nèi)容就行，不管你屏幕里面播放的是視頻啊、舞蹈動(dòng)畫啊、還是現(xiàn)場(chǎng)的直播都可以直接出現(xiàn)彈幕效果。
3D抽獎(jiǎng)
掃碼參與的抽獎(jiǎng)方式，大屏幕滾動(dòng)頭像，炫酷的3D球、3D圓柱、DNA、魔方等炫酷的3D圖形不停變換，隨機(jī)抽取中獎(jiǎng)用戶頭像
祝福語抽獎(jiǎng)
簽到發(fā)送祝福語，開始抽獎(jiǎng)后之前，大屏幕上祝福語紙片及繪有獎(jiǎng)品圖片的紙片像氣泡一樣不斷冒泡。按“開始抽獎(jiǎng)”或按空格鍵后開始抽獎(jiǎng)，長著小翅膀的卡片（浪漫的卡片效果）不斷由屏幕里面向外面飛出并撞在大屏幕上，再次按空格結(jié)束抽獎(jiǎng)后，中獎(jiǎng)的卡片會(huì)在大屏幕上一次排列開，并出現(xiàn)中獎(jiǎng)名單
照片抽獎(jiǎng)
用戶現(xiàn)場(chǎng)自拍上傳照片，巨幕照片墻抽獎(jiǎng)，也可后臺(tái)導(dǎo)入照片，抽取效果炫酷，科技元素十，。
以上簡單列舉了幾個(gè)現(xiàn)場(chǎng)比較嗨的暖場(chǎng)游戲，其他還有數(shù)十種互動(dòng)游戲可以在思訊互動(dòng)平臺(tái)功能模塊查看詳細(xì)介紹，使用起來只需要用連網(wǎng)的電腦登陸思訊互動(dòng)后臺(tái)，設(shè)置好相關(guān)活動(dòng)，并將電腦上對(duì)應(yīng)的屏幕頁面鏈接到屏幕效果上即可，使用非常簡單。
