年會有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結(jié)大會，所以在計劃之前需要明確職責任務，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目標。
制訂預算：制定可行預算或按既定預算安排有關工作；確定各項工作的時間安排。
通常而言，年會預算包括以下幾個方面：
1、交通費用
交通費用可以細分為：
(1)、出發(fā)地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
2、會議室/廳費用
具體可細分為：
(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。
(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術(shù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。
(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。
對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協(xié)議。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內(nèi)開放的服務項目有關——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。
4、餐飲費用
會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預定人數(shù)收取費用）
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。
(3)、酒水及服務費
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。
(4)、會場茶歇
此項費用基本上是按人數(shù)預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
(5)、聯(lián)誼酒會/舞會
事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規(guī)模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。
(6)、其他——點心、水果及調(diào)制色酒
5、視聽設備
除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：
- 設備本身的租賃費用，通常按天計算
- 設備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務商代理
- 音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
6、演員及節(jié)目
通常可以選定節(jié)目后按場次計算——預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關——專場或包場除外。
7、雜費
雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
年會最創(chuàng)意游戲之一：瘋狂數(shù)錢游戲。
微信瘋狂數(shù)錢游戲是年會現(xiàn)場常用的大屏幕互動游戲，寓意來年財源滾滾來，非常適合年會場景，使其更加適應現(xiàn)場互動要求，用戶在規(guī)定時間內(nèi)看誰手機上數(shù)錢數(shù)的數(shù)量最多，大屏幕上就好實時顯示排名，最終可以根據(jù)數(shù)錢數(shù)量多少發(fā)獎品，如果老板任性土豪還可以數(shù)多少錢就發(fā)多少錢。
年會最創(chuàng)意游戲之二：微信搖一搖競技游戲。
微信搖一搖競技游戲由思訊互動率先開發(fā)出來之后迅速風靡全國各大活動現(xiàn)場，直至現(xiàn)在依舊是經(jīng)久不衰，每年都會成為各大公司的年會上最具特色與亮點的互動環(huán)節(jié)，當全場用戶在同一刻同時都瘋狂開始搖動手機時，那種氛圍那種場面，簡直就是無與倫比。微信搖一搖競技游戲有3D搖一搖、賽馬、賽車、馬拉松、猴子爬樹、游泳等多種風格自由選擇。
年會最創(chuàng)意游戲之三：微信大屏互動彈幕。
在各大視頻網(wǎng)站上大家可能都接觸過彈幕效果，但是如果在團建現(xiàn)場臺上一邊表演節(jié)目，臺下觀眾一邊直接可以通過發(fā)送彈幕在屏幕上互動，臺上臺下融為一體這是多么的有趣味啊。而且臺下觀眾參與方式也是非常簡單，只需要掃描大屏幕二維碼發(fā)送內(nèi)容就行，不管你屏幕里面播放的是視頻啊、舞蹈動畫啊、還是現(xiàn)場的直播都可以直接出現(xiàn)彈幕效果。
年會最創(chuàng)意游戲之四：微信3D簽到。
微信3D簽到是思訊互動在原有的簽到墻基礎上開發(fā)出來的一種新型簽到產(chǎn)品，而且屏幕效果更加酷炫，動畫效果更棒的一種現(xiàn)場簽到產(chǎn)品。用戶入場的時候掃描簽到二維碼完成簽到，簽到完成后可以自動的拼成3D圖形或者企業(yè)的logo，是不是很高大上?。?/p>
年會最創(chuàng)意游戲之五：現(xiàn)場搶紅包。
活動現(xiàn)場怎么能沒有紅包的聲影呢，但是你還在一張一張的鈔票的給是不是就顯得有點太low了啊，思訊互動紅包雨產(chǎn)品只需要使用手機微信即可搶紅包，大屏和手機上同時下紅包雨，點擊手機即可搶紅包，錢可就是直接進入到你個人的微信錢包了，是不是很方便呢。
