一，凡是會(huì)議，必約時(shí)間
外企會(huì)議一般分為兩種。一種是例行會(huì)議，占會(huì)議總數(shù)三成。另一種是臨時(shí)性會(huì)議，占會(huì)議總數(shù)七成。由于外企工作人員一般都較為繁忙，會(huì)議組織者在準(zhǔn)備臨時(shí)性會(huì)議時(shí)，一般會(huì)提前一周和與會(huì)者約時(shí)間，以確保與會(huì)者能及時(shí)調(diào)整自己的時(shí)間安排。
二，凡是會(huì)議，必有主題
清談?lì)悺⒙?lián)絡(luò)感情為主的會(huì)議，一般不在工作時(shí)間召開(kāi)。所有工作會(huì)議，必定預(yù)先設(shè)置主題、確定流程、確定會(huì)議組織者。哪些會(huì)議是以提出問(wèn)題為主的，哪些會(huì)議是以解決問(wèn)題為主的，都會(huì)在主題中予以明確。即便是以統(tǒng)一思想為主的務(wù)虛會(huì)議，也會(huì)確定主題。
三，凡是會(huì)議，必預(yù)準(zhǔn)備
國(guó)企內(nèi)的許多會(huì)議，是人到了會(huì)場(chǎng)才看到會(huì)議材料。現(xiàn)場(chǎng)往往會(huì)出現(xiàn)主講人在臺(tái)上講話，臺(tái)下大家紛紛看材料的情況。在外企，會(huì)議組織者會(huì)預(yù)先準(zhǔn)備材料，如果材料閱讀量較大，會(huì)預(yù)先另備一份說(shuō)明摘要，將材料中的重點(diǎn)、會(huì)議中要討論的主要內(nèi)容標(biāo)識(shí)出來(lái)，使人能一目了然需要討論的重點(diǎn)。所有材料準(zhǔn)備內(nèi)容，會(huì)在會(huì)議召開(kāi)前幾天以郵件等方式發(fā)到各位與會(huì)者手里，以確保會(huì)議召開(kāi)時(shí)，大家人都到場(chǎng)，心里有數(shù)。
四，凡是會(huì)議，必有分工
以部署工作為主的會(huì)議，會(huì)在開(kāi)會(huì)前，就由會(huì)議組織者為每個(gè)與會(huì)者安排好會(huì)上的角色、任務(wù)和職權(quán)的邊界。即每個(gè)人到了會(huì)場(chǎng)后，被授權(quán)做什么、不做什么都很清晰。會(huì)上每個(gè)流程都有負(fù)責(zé)人，每個(gè)提出的問(wèn)題都有專(zhuān)人認(rèn)領(lǐng)，負(fù)責(zé)認(rèn)領(lǐng)的人員則在會(huì)后相應(yīng)地負(fù)責(zé)事務(wù)的落實(shí)。每個(gè)提出的解決方案會(huì)經(jīng)過(guò)討論，如果獲得通過(guò)就會(huì)被作為下一階段執(zhí)行項(xiàng)目的依據(jù)。
五，凡是會(huì)議，必要追蹤
不論會(huì)議大小，會(huì)議的組織者，一定會(huì)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。在會(huì)后當(dāng)天或者翌日，會(huì)將會(huì)上達(dá)成的共識(shí)整理成文字材料，以?xún)?nèi)部郵件等方式告知所有與會(huì)者。并且會(huì)在郵件中提出，如果有遺落或者不妥，希望大家提出修改。經(jīng)過(guò)修改通過(guò)的會(huì)議記錄，將成為下一階段工作的執(zhí)行指南。
