活動策劃是認(rèn)知、理解、升華的一個過程，策劃一次活動，無論大小，為保證活動舉行的質(zhì)量，因此活動的服務(wù)項目，視聽設(shè)備租賃，展示道具制作，展廳專賣裝潢，舞臺設(shè)計燈光表演，花草租賃等都是需要仔細(xì)籌劃安排的，而活動前期邀請方式的籌劃也是其中重要的一環(huán)。
活動前期策劃細(xì)節(jié)
①信息發(fā)布，從媒體上分有紙質(zhì)廣告、線下實體廣告、網(wǎng)絡(luò)媒體、電視媒體等幾種形式。通常的信息發(fā)布包括主題、時間、地點、主要議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。
②回執(zhí)，對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計和確認(rèn)回執(zhí)有效，接下來需要做的就是資源分配，主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。
③回執(zhí)可以有多種形式，傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認(rèn)通知。
不管什么樣的會議或者展覽，作為主辦者當(dāng)然希望適宜的對象參加。因此對邀請方式的籌劃就非常重要了。只有保證對各個環(huán)節(jié)都考慮全面，才能保證取得好的效果。會議會展現(xiàn)場的氣氛調(diào)節(jié)也同樣重要，在展會現(xiàn)場，通過互動游戲或者抽獎也能吸引人流，形成群聚效應(yīng)。展會互動要設(shè)計的簡單，可參與，并且最好有一定的創(chuàng)意和展示功能。
