參加展會是許多公司市場部常規(guī)的工作。參加展會時(shí)，通常會考慮展位面積、位置、展臺設(shè)計(jì)與搭建、展品內(nèi)容、現(xiàn)場引流活動以及一些配合性的媒體稿件等。實(shí)際上，還有更多的資源可以幫到市場部人員提升傳播力度，并獲取銷售線索。而這些資源往往需要主動爭取并可以免費(fèi)或者極地成本就可以獲得，一些有經(jīng)驗(yàn)的甲方市場部人員在展會前期就會非常積極主動與主辦方溝通，從而取得非常好的展會傳播效果。
一、了解主辦方內(nèi)部的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)架構(gòu)，從而清楚哪些工作跟哪個(gè)崗位人員對接
目前，展覽公司的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)類似，項(xiàng)目經(jīng)理、銷售、市場、設(shè)計(jì)、觀眾邀約等這幾個(gè)核心職能。
而運(yùn)營與IT通常是主辦方內(nèi)部共用的后勤部門。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目，銷售跟展商主要對接展覽、論壇門票、現(xiàn)場廣告與贊助等事宜，市場負(fù)責(zé)展會宣傳內(nèi)容與物料、論壇演講嘉賓邀約、媒體合作與推廣、展會數(shù)據(jù)庫管理與EDM內(nèi)容制作與發(fā)布、以及協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理合作一些重要的行業(yè)協(xié)會、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)等。在清楚這些分工后，作為展商市場部人員就會比較清楚，除了跟主辦方銷售對接外，還可以跟項(xiàng)目經(jīng)理或者市場部溝通。
二 了解展會主辦方的媒體矩陣、內(nèi)容選題、以及內(nèi)容分發(fā)頻率。這對于展商來說，非常重要?；旧铣墒斓闹鬓k方或展會品牌，會有成熟的媒體矩陣
2.1 自有媒體
EDM與微信。而EDM是主要的媒體渠道。一般來說，成熟的主辦方或展會品牌，行業(yè)數(shù)據(jù)庫的量非常大，一般是10萬+，并且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性很高，這樣的到達(dá)率就很高。其次就是微信群或者微信公眾號。所以，這兩個(gè)主辦方的自有媒體，作為展商來說，都可以積極爭取參與，從而獲得品牌露出的機(jī)會。
2.2 合作媒體
主辦方跟行業(yè)媒體的合作是非常密切的。比如合作發(fā)稿、現(xiàn)場以及展后報(bào)道等。而作為展商，可以跟主辦方爭取行業(yè)媒體稿件中提及展商的名字，甚至帶上展商的一兩句行業(yè)見解。
2.3 付費(fèi)媒體
實(shí)際上，一些主辦方會付費(fèi)給主流媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體等發(fā)稿，也會通過通訊社發(fā)稿，比如美通社。這些稿子內(nèi)容中，通常會提及展會信息，而展商就可以爭取主辦方提及名字。而關(guān)于內(nèi)容選題與內(nèi)容分發(fā)頻率，是確定媒體矩陣后，進(jìn)一步需要做的事情。內(nèi)容選題是主辦方市場部里的常規(guī)工作之一。
三 研究主辦方的論壇結(jié)構(gòu)與話題方向，可通過相關(guān)性特點(diǎn)，參與話題甚至合作主辦專場論壇。
大公司在符合公關(guān)策略可以參與之外，其實(shí)中小型公司也可以參與，現(xiàn)場參與論壇是非常好的傳播機(jī)會，甚至直接帶來客戶。論壇基本上是每個(gè)展會中都會有的內(nèi)容，而主辦方市場或會議策劃人員也通常會面臨話題策劃與演講嘉賓邀約壓力。這時(shí)候，展商可以把主辦方的論壇方向與話題結(jié)構(gòu)跟自身的傳播溝通點(diǎn)進(jìn)行結(jié)合，就可以開始與主辦方探討哪些話題可以參與、甚至哪些專場可以主辦。實(shí)際上，展會主辦方通?？梢蕴峁┟赓M(fèi)場地或者價(jià)錢比較低的會議室場地，以及提供媒體推廣、嘉賓邀約、觀眾邀約甚至現(xiàn)場搭建等服務(wù)，這比許多展商自己舉辦論壇相對要有效率和效果。
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