3年前，全球應(yīng)該沒想到，線上會(huì)議會(huì)成為工作的主要模式，除了內(nèi)部討論、伙伴分享必須使用線上會(huì)議平臺(tái)，當(dāng)確定全球都深陷COVID-19疫情且短期解封無望后，全球各大小研討會(huì)、講座、活動(dòng)也在2020下半年集體在網(wǎng)路世界爆發(fā)。
疫情時(shí)代：大量遠(yuǎn)距溝通，線上會(huì)議順暢進(jìn)行有撇步
雖然臺(tái)灣在各方努力之下仍然維持實(shí)體運(yùn)作，但組織線上會(huì)議已經(jīng)成為這個(gè)時(shí)代和走跳全球的必備技能，如何透過小小的視窗，讓各地透過網(wǎng)路連線的參與者保持專注？如何在線上創(chuàng)造得以互動(dòng)交流的氛圍？這些難題都成為線上會(huì)議組織者的考驗(yàn)。OCF Lab 參考國外伙伴相關(guān)分享，為大家整理幾個(gè)舉辦線上會(huì)議的建議方案：
1.對(duì)會(huì)議可以達(dá)成的結(jié)果要?jiǎng)?wù)實(shí)，設(shè)定討論時(shí)間長度及要討論的問題，無論會(huì)議或長或短都適用。
2.建立共筆或是輪流做筆記的文化，不要總是女性或是助理做筆記！
3.聽眾聽完東西可能還在消化，一時(shí)之間提不出什么問題，這時(shí)主持人或講者可以準(zhǔn)備一些問題帶領(lǐng)討論，這情況尤其容易發(fā)生在線上分享會(huì)。
4.在線上會(huì)議尤其重要。避免某主持人網(wǎng)路失聯(lián)，整場(chǎng)陷入可怕的靜默中；會(huì)議中若有人強(qiáng)烈主導(dǎo)會(huì)議，共同主持人也能適時(shí)切入；若會(huì)議較大型，共同主持人也能幫忙確認(rèn)每個(gè)人的意見是否都有呈現(xiàn)，減少單一主持人的壓力。
5.舉辦線上會(huì)議時(shí)，提問后的靜默雖然讓人尷尬，但并不壞事，有時(shí)靜默代表與會(huì)者正在思考。
6.用會(huì)議開始的五分鐘和與會(huì)者解釋技術(shù)規(guī)則，例如要講話可以按舉手鍵。
7. 在線上會(huì)議開始前的15 分鐘先上線測(cè)試能否成功使用平臺(tái)以排除有技術(shù)障礙
指定一個(gè)人提供技術(shù)幫助：有時(shí)wifi 無法正常運(yùn)作，有時(shí)簡(jiǎn)報(bào)沒有正常呈現(xiàn)，指定一個(gè)人解決技術(shù)問題，報(bào)告者/主持人繼續(xù)處理會(huì)議，才不會(huì)整個(gè)會(huì)議都被技術(shù)問題卡住。增加互動(dòng)。
8.線上會(huì)議，大多是在同一個(gè)場(chǎng)域坐在同一臺(tái)電腦前參加，因此，如何讓參與者從跳出的新郵件訊息和工作瑣事中抽離，專心投入會(huì)議，一直是線上會(huì)議的一大挑戰(zhàn)。因此，不只是正式會(huì)議議程重要，會(huì)議前后的安排也同樣重要。
建議應(yīng)該在會(huì)議開始的前幾分鐘安排「登入暖身」，由主持人邀請(qǐng)參與者先分享想法或是對(duì)今天會(huì)議的期待，除了可以啟動(dòng)參與者專心思考關(guān)于會(huì)議的主題，也可以讓主持人或會(huì)議主辦方了解大家參與此次會(huì)議的狀態(tài)，預(yù)先掌握如何在過程中協(xié)助參與者投入議程或加入討論。在登入暖身階段可以詢問的方向包括：關(guān)于今天的議程，你有什么參與期待？今天在忙什么，需要暫停什么事好讓你專心參與會(huì)議？
與會(huì)者可能在會(huì)議尾聲時(shí)才開始熱絡(luò)、想法開始萌芽蔓延，如何延續(xù)會(huì)議效果呢？建議可以用「提問總結(jié)」收尾，除了一般的開放式問答，主持人可以引導(dǎo)的更準(zhǔn)確，例如直接詢問參與者，哪些你在意的話題沒有討論到？有哪些與今天討論有關(guān)的「下一步行動(dòng)」可以做？讓參與者了解這次會(huì)議的進(jìn)程，并對(duì)聽到的資訊更銘記于心。
思訊互動(dòng)適用于便捷線上會(huì)議的軟件
消息上墻
功能亮點(diǎn)
提問墻
功能亮點(diǎn)
1.互動(dòng)性強(qiáng)，現(xiàn)場(chǎng)即問即答
現(xiàn)場(chǎng)觀眾在手機(jī)端輸入問題、點(diǎn)贊問題，大屏幕根據(jù)問題點(diǎn)贊數(shù)進(jìn)行排名，現(xiàn)場(chǎng)答疑解惑。非常適合一些學(xué)術(shù)論壇或營銷會(huì)議，輕輕松松搞定現(xiàn)場(chǎng)答疑解惑環(huán)節(jié)；
2.排名榜單，反映問題熱度
根據(jù)點(diǎn)贊數(shù)進(jìn)行排名，可根據(jù)問題熱度選擇性解答。
3.問題篩選，更利于現(xiàn)場(chǎng)操作
當(dāng)現(xiàn)場(chǎng)正好講解到某一個(gè)話題時(shí)，可以點(diǎn)擊相應(yīng)的話題標(biāo)簽，篩選出該標(biāo)簽下的問題。
功能亮點(diǎn)
1.大屏幕實(shí)時(shí)排序展示投票結(jié)果
大屏幕會(huì)實(shí)時(shí)展示投票的結(jié)果，無論是票數(shù)的增加，排名的變化，都會(huì)有相應(yīng)的動(dòng)畫變化效果。
2.支持每天投票，可用于網(wǎng)絡(luò)長期投票
后臺(tái)有一個(gè)參與限制選項(xiàng)，支持每天參與一次，這樣就可以將投票用于網(wǎng)絡(luò)投票，可以每天都投多少票。
3.全方位滿足現(xiàn)場(chǎng)投票需求
在投票類型選擇上，可以單選（只能多個(gè)選項(xiàng)選擇一個(gè)）、多選（多少到多少個(gè)，如2-4）、自由選（任意選，只需要設(shè)定一個(gè)最大值）。多種顏色的皮膚可選，多種展示模式自由搭配：是否需要顯示票數(shù)、是否需要顯示占比、是否需要顯示排名。評(píng)委參與投、評(píng)委票數(shù)1票相當(dāng)于普通觀眾多票等等都可以滿足。
