你常開(kāi)線上會(huì)議嗎?
你知道怎么導(dǎo)引一場(chǎng)有效率、溝通順暢的線上會(huì)議嗎?
不論平時(shí)是否常開(kāi)線上會(huì)議,在最近的疫情高峰期,我想很多朋友都對(duì)「線上會(huì)議」愈來(lái)愈熟悉。事實(shí)上隨著時(shí)代的演進(jìn),未來(lái)線上會(huì)議會(huì)是商務(wù)溝通的主流媒介之一,因此如果你最近剛好有線上會(huì)議機(jī)會(huì),不妨借此演練線上開(kāi)會(huì)技巧,讓你在會(huì)議上順暢領(lǐng)導(dǎo)討論,而這也是展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)力很重要的環(huán)節(jié)。
然而,很多人會(huì)認(rèn)為線上會(huì)議中,彼此沒(méi)有見(jiàn)到面,所以就可以用比較輕松的心態(tài)看待,其實(shí)這是一個(gè)錯(cuò)誤的觀念!
事實(shí)上,一場(chǎng)線上會(huì)議的正式程度,并不亞于傳統(tǒng)的面對(duì)面會(huì)議;其所需要的謹(jǐn)慎程度,甚至可能比面對(duì)面會(huì)議更高。畢竟面對(duì)面的會(huì)議「見(jiàn)面三分情」,但線上會(huì)議卻少了「三分情」的潤(rùn)滑,所以溝通上更需要專注、精準(zhǔn)與相互尊重,也更需要良好的線上會(huì)議禮儀。
以下,就是我常在課程中與學(xué)員分享的幾個(gè)線上會(huì)議技巧,好好運(yùn)用,就能有效強(qiáng)化你在線上會(huì)議中的專業(yè)形象:
一、提前預(yù)約且準(zhǔn)時(shí)
如同面對(duì)面會(huì)議,線上會(huì)議也需要提前預(yù)約,同時(shí)事先以文字清楚寫明討論重點(diǎn)、議程,且在會(huì)議前兩個(gè)小時(shí)再度提醒,以確保大家準(zhǔn)時(shí)上線。
特別提醒:在線上會(huì)議遲到時(shí),對(duì)對(duì)方造成的不適、不悅感,并不會(huì)比面對(duì)面會(huì)議來(lái)得少,甚至更多!畢竟在心里感受上,「在會(huì)議室等三分鐘」還算勉強(qiáng)可以接受;但換作是「在電話中等三分鐘」,人們卻會(huì)覺(jué)得「等很久」!
二、視訊會(huì)議:確認(rèn)自己在鏡頭中的樣子
接著,在會(huì)議開(kāi)始之前,請(qǐng)務(wù)必檢視自己在鏡頭前呈現(xiàn)出的樣子,并確定畫(huà)面是你想要的。
確認(rèn)重點(diǎn)包括:
1.形象:你希望呈現(xiàn)出什么樣的形象?如果是專業(yè)會(huì)議,就以專業(yè)穿著來(lái)應(yīng)對(duì);千萬(wàn)不要穿著休閑服,甚至蓬頭垢面地開(kāi)專業(yè)會(huì)議。
2.燈光:周遭的光源會(huì)不會(huì)太暗?如果在昏暗的房間,只以電腦/手機(jī)的光源照亮臉部,看起來(lái)會(huì)有一點(diǎn)「可怕」,這是你想要的嗎?
3.背景:周遭的環(huán)境會(huì)不會(huì)太亂?背景有沒(méi)有你不想被看到的人/事/物?
4.聲音:周遭是否吵雜(如音樂(lè)、旁人交談聲),或容易有突發(fā)性的噪音(如垃圾車聲)?空間是否有回音?麥克風(fēng)收音效果好嗎?
三、電話會(huì)議:小心聲音泄漏你的一舉一動(dòng)
此外,在沒(méi)有視訊、只有聲音的電話會(huì)議中,也不要以為對(duì)方看不到畫(huà)面,就不知道你在做什么。
事實(shí)上,當(dāng)對(duì)方在電話的那一頭吃東西、喝飲料,都是聽(tīng)得出來(lái)的;有經(jīng)驗(yàn)的耳朵甚至能辨別出對(duì)方談話時(shí)身體的姿勢(shì)。
此外,開(kāi)會(huì)時(shí)也務(wù)必要專注,不要存僥幸之心,認(rèn)為分神一邊做其他事對(duì)方不會(huì)察覺(jué)!其實(shí)高品質(zhì)溝通的關(guān)鍵在于「丟接球」的順暢度,而唯有所有人皆專心對(duì)話,溝通才會(huì)順暢對(duì)頻。
你會(huì)發(fā)現(xiàn),當(dāng)一個(gè)人心不在焉,別人球丟過(guò)來(lái),卻渾然未覺(jué)或恍神,即使僅僅只是遲疑了半秒,對(duì)方仍然感覺(jué)得出來(lái)。 「心不在焉」的遲疑,跟「聽(tīng)到了,但還在思考」的遲疑,對(duì)于認(rèn)真開(kāi)會(huì)的其他人來(lái)說(shuō)是很明顯的。
四、上線后主動(dòng)問(wèn)候大家并居中介紹
想像一下:電話會(huì)議進(jìn)行到一半,雙方正談得熱烈時(shí),突然一個(gè)陌生的聲音插進(jìn)來(lái)發(fā)言---你原本預(yù)設(shè)電話另一頭只有對(duì)方一個(gè)人,沒(méi)想到平白多出其他的「不速之客」,會(huì)有什么感受?你心里大概會(huì)想:剛剛的內(nèi)容,都被這個(gè)未知的對(duì)象聽(tīng)到了,天知道電話那一頭還有多少人!
別讓無(wú)心的疏忽,讓彼此之間的信任感瞬間煙消云散。開(kāi)任何線上會(huì)議時(shí),主持人(通常是會(huì)議的召集人)務(wù)必要在開(kāi)頭先介紹「每一位」參與人員,并請(qǐng)被介紹到的人出聲打招呼
總之,每一位在場(chǎng)的人都需要親自出聲打招呼,如此方有助于建立信任感,確保會(huì)議的順暢進(jìn)行。甚至當(dāng)彼此之間不熟悉時(shí),每次發(fā)言之前,建議都要先「自報(bào)名號(hào)」再進(jìn)行發(fā)言,才不致混淆或誤解。
五、確認(rèn)文件版本
相信你一定遇過(guò)這樣的情況:會(huì)議開(kāi)始后十分鐘,大家為了某個(gè)圖表爭(zhēng)論不休,最后才發(fā)現(xiàn)——彼此的文件版本根本就不一致。這件在面對(duì)面會(huì)議時(shí)能夠輕易被解決的小事,到了線上會(huì)議時(shí),卻成了讓溝通不斷繞圈子的主因,造成時(shí)間與心力的耗損。
因此,建議你在發(fā)送會(huì)議通知時(shí),就提供必要文件;如果之后有更新的文件版本,則需要在會(huì)議一開(kāi)始時(shí),再度確認(rèn)文件版本,簡(jiǎn)單的過(guò)程,就能大幅節(jié)省會(huì)議時(shí)間、強(qiáng)化溝通效率。
六、提供視覺(jué)輔助
在資訊匯整的偏好上,有些人是視覺(jué)型,有些人是聽(tīng)覺(jué)型;而線上會(huì)議的討論,由于多靠話語(yǔ),對(duì)偏視覺(jué)型的人來(lái)說(shuō),往往容易發(fā)散。
因此,開(kāi)會(huì)時(shí)我喜歡自己(或請(qǐng)同事協(xié)助)將大家提出的論點(diǎn),用文字或圖表快速記錄下來(lái),并透過(guò)鏡頭或線上白板的方式,與其他人共享,有效地讓討論更聚焦。
七、做重點(diǎn)總結(jié)
最后,就是做總結(jié)。畢竟會(huì)議少了總結(jié),日后就無(wú)法追蹤成效,開(kāi)了也等于白開(kāi),線上會(huì)議也是一樣的。一般而言,在會(huì)議結(jié)束時(shí)做重點(diǎn)總結(jié)是主持人的權(quán)利與義務(wù),但是若主持人未做總結(jié),你也可以主動(dòng)做總結(jié)確認(rèn)。
總結(jié)主要包含:
1. 會(huì)議結(jié)論
2. 行動(dòng)清單(接下來(lái)要做什么事?誰(shuí)負(fù)責(zé)?如何檢驗(yàn)完成?)
3. 敲定下次會(huì)議時(shí)間
會(huì)議開(kāi)始第一步-簽到入場(chǎng)
用戶頭像以2D平鋪的展現(xiàn)形式顯示在大屏幕上,支持實(shí)名、名單、掃碼等多種簽到方式
現(xiàn)代化電子簽到,告別傳統(tǒng)紙質(zhì)簽到模式的繁瑣和不便,提供活動(dòng)效率,簡(jiǎn)化活動(dòng)流程,收集客戶信息資料更加簡(jiǎn)便,如果開(kāi)啟了抽獎(jiǎng)則用戶簽到后將自動(dòng)進(jìn)入獎(jiǎng)池獲得中獎(jiǎng)機(jī)會(huì)
1.四種簽到方式全方位滿足各種活動(dòng)需求
(1)掃碼簽到:無(wú)需收集用戶信息的活動(dòng),掃碼即可參與游戲、抽獎(jiǎng)、紅包雨等,對(duì)用戶無(wú)感知;
(2)實(shí)名簽到:用戶掃碼參與任何互動(dòng)前都會(huì)要求輸入姓名,手機(jī)號(hào)碼(支持驗(yàn)證碼驗(yàn)證),公司、職位、地址等一系列信息(可自定義);
(3)名單簽到:參會(huì)人員在活動(dòng)開(kāi)始前就已經(jīng)確定,預(yù)先導(dǎo)入人員名單,簽到時(shí)輸入姓名(號(hào)碼、工號(hào)等可唯一標(biāo)識(shí)的信息)即可識(shí)別,完成簽到;
(4)口令簽到:類似于房間號(hào)的密碼,輸入密碼完成簽到。
2.簽到時(shí)支持對(duì)用戶進(jìn)行分組
每種簽到方式都支持對(duì)用戶進(jìn)行分組(部門、公司、嘉賓/員工),分組后可以對(duì)用戶參與互動(dòng)的權(quán)限進(jìn)行限制,如:分A組和B組,指定某一輪次的抽獎(jiǎng)、游戲、紅包雨只能A組參與,B組不能參與。