你常開(kāi)線上會(huì)議嗎？
你知道怎么導(dǎo)引一場(chǎng)有效率、溝通順暢的線上會(huì)議嗎？
不論平時(shí)是否常開(kāi)線上會(huì)議，在最近的疫情高峰期，我想很多朋友都對(duì)「線上會(huì)議」愈來(lái)愈熟悉。事實(shí)上隨著時(shí)代的演進(jìn)，未來(lái)線上會(huì)議會(huì)是商務(wù)溝通的主流媒介之一，因此如果你最近剛好有線上會(huì)議機(jī)會(huì)，不妨借此演練線上開(kāi)會(huì)技巧，讓你在會(huì)議上順暢領(lǐng)導(dǎo)討論，而這也是展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)力很重要的環(huán)節(jié)。
然而，很多人會(huì)認(rèn)為線上會(huì)議中，彼此沒(méi)有見(jiàn)到面，所以就可以用比較輕松的心態(tài)看待，其實(shí)這是一個(gè)錯(cuò)誤的觀念！
事實(shí)上，一場(chǎng)線上會(huì)議的正式程度，并不亞于傳統(tǒng)的面對(duì)面會(huì)議；其所需要的謹(jǐn)慎程度，甚至可能比面對(duì)面會(huì)議更高。畢竟面對(duì)面的會(huì)議「見(jiàn)面三分情」，但線上會(huì)議卻少了「三分情」的潤(rùn)滑，所以溝通上更需要專注、精準(zhǔn)與相互尊重，也更需要良好的線上會(huì)議禮儀。
以下，就是我常在課程中與學(xué)員分享的幾個(gè)線上會(huì)議技巧，好好運(yùn)用，就能有效強(qiáng)化你在線上會(huì)議中的專業(yè)形象：
一、提前預(yù)約且準(zhǔn)時(shí)
如同面對(duì)面會(huì)議，線上會(huì)議也需要提前預(yù)約，同時(shí)事先以文字清楚寫明討論重點(diǎn)、議程，且在會(huì)議前兩個(gè)小時(shí)再度提醒，以確保大家準(zhǔn)時(shí)上線。
特別提醒：在線上會(huì)議遲到時(shí)，對(duì)對(duì)方造成的不適、不悅感，并不會(huì)比面對(duì)面會(huì)議來(lái)得少，甚至更多！畢竟在心里感受上，「在會(huì)議室等三分鐘」還算勉強(qiáng)可以接受；但換作是「在電話中等三分鐘」，人們卻會(huì)覺(jué)得「等很久」！
二、視訊會(huì)議：確認(rèn)自己在鏡頭中的樣子
接著，在會(huì)議開(kāi)始之前，請(qǐng)務(wù)必檢視自己在鏡頭前呈現(xiàn)出的樣子，并確定畫(huà)面是你想要的。
確認(rèn)重點(diǎn)包括：
1.形象：你希望呈現(xiàn)出什么樣的形象？如果是專業(yè)會(huì)議，就以專業(yè)穿著來(lái)應(yīng)對(duì)；千萬(wàn)不要穿著休閑服，甚至蓬頭垢面地開(kāi)專業(yè)會(huì)議。
2.燈光：周遭的光源會(huì)不會(huì)太暗？如果在昏暗的房間，只以電腦/手機(jī)的光源照亮臉部，看起來(lái)會(huì)有一點(diǎn)「可怕」，這是你想要的嗎？
3.背景：周遭的環(huán)境會(huì)不會(huì)太亂？背景有沒(méi)有你不想被看到的人/事/物？
4.聲音：周遭是否吵雜（如音樂(lè)、旁人交談聲），或容易有突發(fā)性的噪音（如垃圾車聲）？空間是否有回音？麥克風(fēng)收音效果好嗎？
三、電話會(huì)議：小心聲音泄漏你的一舉一動(dòng)
此外，在沒(méi)有視訊、只有聲音的電話會(huì)議中，也不要以為對(duì)方看不到畫(huà)面，就不知道你在做什么。
事實(shí)上，當(dāng)對(duì)方在電話的那一頭吃東西、喝飲料，都是聽(tīng)得出來(lái)的；有經(jīng)驗(yàn)的耳朵甚至能辨別出對(duì)方談話時(shí)身體的姿勢(shì)。
此外，開(kāi)會(huì)時(shí)也務(wù)必要專注，不要存僥幸之心，認(rèn)為分神一邊做其他事對(duì)方不會(huì)察覺(jué)！其實(shí)高品質(zhì)溝通的關(guān)鍵在于「丟接球」的順暢度，而唯有所有人皆專心對(duì)話，溝通才會(huì)順暢對(duì)頻。
你會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)一個(gè)人心不在焉，別人球丟過(guò)來(lái)，卻渾然未覺(jué)或恍神，即使僅僅只是遲疑了半秒，對(duì)方仍然感覺(jué)得出來(lái)。 「心不在焉」的遲疑，跟「聽(tīng)到了，但還在思考」的遲疑，對(duì)于認(rèn)真開(kāi)會(huì)的其他人來(lái)說(shuō)是很明顯的。
四、上線后主動(dòng)問(wèn)候大家并居中介紹
想像一下：電話會(huì)議進(jìn)行到一半，雙方正談得熱烈時(shí)，突然一個(gè)陌生的聲音插進(jìn)來(lái)發(fā)言---你原本預(yù)設(shè)電話另一頭只有對(duì)方一個(gè)人，沒(méi)想到平白多出其他的「不速之客」，會(huì)有什么感受？你心里大概會(huì)想：剛剛的內(nèi)容，都被這個(gè)未知的對(duì)象聽(tīng)到了，天知道電話那一頭還有多少人！
別讓無(wú)心的疏忽，讓彼此之間的信任感瞬間煙消云散。開(kāi)任何線上會(huì)議時(shí)，主持人（通常是會(huì)議的召集人）務(wù)必要在開(kāi)頭先介紹「每一位」參與人員，并請(qǐng)被介紹到的人出聲打招呼
總之，每一位在場(chǎng)的人都需要親自出聲打招呼，如此方有助于建立信任感，確保會(huì)議的順暢進(jìn)行。甚至當(dāng)彼此之間不熟悉時(shí)，每次發(fā)言之前，建議都要先「自報(bào)名號(hào)」再進(jìn)行發(fā)言，才不致混淆或誤解。
五、確認(rèn)文件版本
相信你一定遇過(guò)這樣的情況：會(huì)議開(kāi)始后十分鐘，大家為了某個(gè)圖表爭(zhēng)論不休，最后才發(fā)現(xiàn)——彼此的文件版本根本就不一致。這件在面對(duì)面會(huì)議時(shí)能夠輕易被解決的小事，到了線上會(huì)議時(shí)，卻成了讓溝通不斷繞圈子的主因，造成時(shí)間與心力的耗損。
因此，建議你在發(fā)送會(huì)議通知時(shí)，就提供必要文件；如果之后有更新的文件版本，則需要在會(huì)議一開(kāi)始時(shí)，再度確認(rèn)文件版本，簡(jiǎn)單的過(guò)程，就能大幅節(jié)省會(huì)議時(shí)間、強(qiáng)化溝通效率。
六、提供視覺(jué)輔助
在資訊匯整的偏好上，有些人是視覺(jué)型，有些人是聽(tīng)覺(jué)型；而線上會(huì)議的討論，由于多靠話語(yǔ)，對(duì)偏視覺(jué)型的人來(lái)說(shuō)，往往容易發(fā)散。
因此，開(kāi)會(huì)時(shí)我喜歡自己（或請(qǐng)同事協(xié)助）將大家提出的論點(diǎn)，用文字或圖表快速記錄下來(lái)，并透過(guò)鏡頭或線上白板的方式，與其他人共享，有效地讓討論更聚焦。
七、做重點(diǎn)總結(jié)
最后，就是做總結(jié)。畢竟會(huì)議少了總結(jié)，日后就無(wú)法追蹤成效，開(kāi)了也等于白開(kāi)，線上會(huì)議也是一樣的。一般而言，在會(huì)議結(jié)束時(shí)做重點(diǎn)總結(jié)是主持人的權(quán)利與義務(wù)，但是若主持人未做總結(jié)，你也可以主動(dòng)做總結(jié)確認(rèn)。
總結(jié)主要包含：
1. 會(huì)議結(jié)論
2. 行動(dòng)清單（接下來(lái)要做什么事？誰(shuí)負(fù)責(zé)？如何檢驗(yàn)完成？）
3. 敲定下次會(huì)議時(shí)間
會(huì)議開(kāi)始第一步-簽到入場(chǎng)
用戶頭像以2D平鋪的展現(xiàn)形式顯示在大屏幕上，支持實(shí)名、名單、掃碼等多種簽到方式
現(xiàn)代化電子簽到，告別傳統(tǒng)紙質(zhì)簽到模式的繁瑣和不便，提供活動(dòng)效率，簡(jiǎn)化活動(dòng)流程，收集客戶信息資料更加簡(jiǎn)便，如果開(kāi)啟了抽獎(jiǎng)則用戶簽到后將自動(dòng)進(jìn)入獎(jiǎng)池獲得中獎(jiǎng)機(jī)會(huì)
1.四種簽到方式全方位滿足各種活動(dòng)需求
（1）掃碼簽到：無(wú)需收集用戶信息的活動(dòng)，掃碼即可參與游戲、抽獎(jiǎng)、紅包雨等，對(duì)用戶無(wú)感知；
（2）實(shí)名簽到：用戶掃碼參與任何互動(dòng)前都會(huì)要求輸入姓名，手機(jī)號(hào)碼（支持驗(yàn)證碼驗(yàn)證），公司、職位、地址等一系列信息（可自定義）；
（3）名單簽到：參會(huì)人員在活動(dòng)開(kāi)始前就已經(jīng)確定，預(yù)先導(dǎo)入人員名單，簽到時(shí)輸入姓名（號(hào)碼、工號(hào)等可唯一標(biāo)識(shí)的信息）即可識(shí)別，完成簽到；
（4）口令簽到：類似于房間號(hào)的密碼，輸入密碼完成簽到。
2.簽到時(shí)支持對(duì)用戶進(jìn)行分組
每種簽到方式都支持對(duì)用戶進(jìn)行分組（部門、公司、嘉賓/員工），分組后可以對(duì)用戶參與互動(dòng)的權(quán)限進(jìn)行限制，如：分A組和B組，指定某一輪次的抽獎(jiǎng)、游戲、紅包雨只能A組參與，B組不能參與。
