臨近年底，我們又得開(kāi)始準(zhǔn)備一年一度的年會(huì)活動(dòng)了，年會(huì)活動(dòng)該如何組織才即有新意又受歡迎？著實(shí)讓有些HR深感苦惱，年度總結(jié)與表彰、聚餐、晚會(huì)、抽獎(jiǎng)、節(jié)目表演、互動(dòng)游戲……似乎各種形式都玩過(guò)了，今年又該玩什么新花樣？
為更好辦好今年年會(huì)，我們做了如下工作：
（1） 完善年會(huì)組織管理辦法。去年年會(huì)結(jié)束放完春節(jié)長(zhǎng)假回到公司后，HR部門(mén)就組織各部門(mén)召開(kāi)了年會(huì)總結(jié)會(huì)，在聽(tīng)取各方面意見(jiàn)后，HR部門(mén)修改完善了公司年會(huì)制度，特別規(guī)定了在春節(jié)到來(lái)3個(gè)月時(shí)開(kāi)始召開(kāi)年會(huì)籌備會(huì)，明確年會(huì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，成立年會(huì)組委會(huì)。這從時(shí)間上、經(jīng)費(fèi)上保證了年會(huì)的成功舉辦。
（2） 今年年會(huì)籌備會(huì)的召開(kāi)。上月底我們就組織召開(kāi)了今年年會(huì)的籌備會(huì)，還是如去年一樣總部與各分部分別舉行，時(shí)間上以盡量少影響正常工作的開(kāi)展，不提倡總部領(lǐng)導(dǎo)參加分部年會(huì)。會(huì)上成立了各個(gè)組委會(huì)，各組委會(huì)分設(shè)協(xié)調(diào)組、現(xiàn)場(chǎng)組、節(jié)目組、道具組、后勤組等；在總部近500人的規(guī)劃上，計(jì)劃拿出15萬(wàn)－20萬(wàn)左右年會(huì)經(jīng)費(fèi)（主要用于晚會(huì)節(jié)目、抽獎(jiǎng)、聚餐等，不包括優(yōu)秀員工、優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)獎(jiǎng)）。下面再陳述各小組具體負(fù)責(zé)的內(nèi)容。
（3） 節(jié)目組職責(zé)。以各部門(mén)企業(yè)文化宣傳干事組成，負(fù)責(zé)節(jié)目的征集、初選、排練場(chǎng)地聯(lián)系、評(píng)獎(jiǎng)、發(fā)獎(jiǎng)等，節(jié)目除歌舞、相聲、小品等，還包括游戲、智力搶答等；今年準(zhǔn)備自編自導(dǎo)四個(gè)以上節(jié)目，主要反映與員工平時(shí)工作、生活密切相關(guān)的真實(shí)感人的先進(jìn)事跡，必須在打動(dòng)表演者的基礎(chǔ)上，讓觀眾激動(dòng)與共鳴；表演節(jié)目控制在20個(gè)以內(nèi)，初步編排好這些節(jié)目與抽獎(jiǎng)等環(huán)節(jié)的穿插，整個(gè)年會(huì)時(shí)間控制在3.5小時(shí)內(nèi)。在年會(huì)到來(lái)半個(gè)月內(nèi)，提請(qǐng)協(xié)調(diào)組和組委會(huì)對(duì)節(jié)目的觀摩和審批，并制作節(jié)目單。年會(huì)后，形成本年會(huì)節(jié)目組織方面的總結(jié)送組委會(huì)。
（4） 現(xiàn)場(chǎng)組職責(zé)?，F(xiàn)場(chǎng)組主要以行政后勤等人員組成，必要時(shí)抽調(diào)各部門(mén)幾名臨時(shí)支援。主要負(fù)責(zé)年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的燈光、音響、裝點(diǎn)、餐號(hào)、餐桌分派、頒獎(jiǎng)服務(wù)、拍照攝像、入退場(chǎng)指引、安保協(xié)助、獎(jiǎng)票設(shè)計(jì)收集等，保持好與節(jié)目組、后勤組、協(xié)調(diào)組的溝通協(xié)調(diào)工作，在年會(huì)前一天接受協(xié)調(diào)組、組委會(huì)到現(xiàn)場(chǎng)的審查、指導(dǎo)、試聽(tīng)試看。年會(huì)結(jié)束對(duì)現(xiàn)場(chǎng)組工作進(jìn)行及時(shí)總結(jié)送組委會(huì)。
（5） 道具組職責(zé)。主要由平時(shí)負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu)的幾名人員負(fù)責(zé)，主要是協(xié)調(diào)節(jié)目組、舞臺(tái)搭建等工作需要的化妝、服裝道具租借或購(gòu)買(mǎi)等，做好抽獎(jiǎng)箱、獎(jiǎng)票等，做好費(fèi)用申請(qǐng)、單據(jù)保存、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等，保持與現(xiàn)場(chǎng)組、節(jié)目組、協(xié)調(diào)組的溝通。年會(huì)結(jié)束對(duì)本組工作進(jìn)行總結(jié)送組委會(huì)。
（6） 后勤組職責(zé)。主要由行政后勤等人員組成，主要是駕駛員、保安、前臺(tái)等，統(tǒng)計(jì)年會(huì)人數(shù)、保障人員接送、維持現(xiàn)場(chǎng)安全、道具服裝運(yùn)用、現(xiàn)場(chǎng)物品清運(yùn)等，保持與現(xiàn)場(chǎng)組、道具組的協(xié)調(diào)，年會(huì)前3天向協(xié)調(diào)組、組委會(huì)匯報(bào)準(zhǔn)備情況。年會(huì)后總結(jié)本組工作送組委員。
（7） 協(xié)調(diào)組職責(zé)。主要由HR部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)嘉賓邀請(qǐng)、年會(huì)時(shí)間、現(xiàn)場(chǎng)租用、餐標(biāo)確定，協(xié)調(diào)其他各組之間的事宜，無(wú)法處理時(shí)向組委會(huì)請(qǐng)示，年會(huì)前2天向組委員匯報(bào)本屆年會(huì)各方面準(zhǔn)備情況，接受檢查、聽(tīng)取指導(dǎo)意見(jiàn)。年會(huì)后對(duì)本屆年會(huì)整體工作進(jìn)行全面總結(jié)送組委會(huì)。
（8） 目前的工作。各分部各組委會(huì)各小組都在按照既定計(jì)劃進(jìn)行著各項(xiàng)工作的準(zhǔn)備，集團(tuán)組委會(huì)保持著與各組委會(huì)的聯(lián)系與溝通，不定期對(duì)一些準(zhǔn)備工作進(jìn)行著跟蹤與檢查，特別是各節(jié)目的準(zhǔn)備、排練情況，當(dāng)然，這些準(zhǔn)備工作原則上是必須利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行的。
3、今年年會(huì)幾大變化。
在相比去年年會(huì)上，今年年會(huì)經(jīng)費(fèi)投入更大（主要偏重抽獎(jiǎng)）、注入節(jié)約理念（舞臺(tái)、餐標(biāo)會(huì)下調(diào)）、準(zhǔn)備時(shí)間更長(zhǎng)（比去年提前一月多）、明確節(jié)目創(chuàng)新（增設(shè)節(jié)目各獎(jiǎng)項(xiàng)），目前來(lái)看，各分部員工參與積極性很高，愿這些變化能夠帶來(lái)一場(chǎng)令全體員工格外滿意的年會(huì)。
4、扎實(shí)做好細(xì)節(jié)工作。
年會(huì)涉及集團(tuán)各分部各部門(mén)全體員工，只要哪一個(gè)分部年會(huì)舉辦不甚理想，都會(huì)影響整體集團(tuán)年會(huì)的舉辦效果，所以，幾萬(wàn)人共同做一件事，要保證成功是不容易的事，各分部組委會(huì)一定要保證“到現(xiàn)場(chǎng)、看現(xiàn)物、識(shí)現(xiàn)人”，不能只聽(tīng)其言，要“勤跑腿、勤動(dòng)嘴”，要“多思考、多商量”，要“看到最細(xì)節(jié)的部分”，因?yàn)槿魏问韬龌蜻z漏都可能導(dǎo)致整個(gè)年會(huì)很大的失誤。
不管初衷多么良好、計(jì)劃多么周詳，都趕不上變化來(lái)得快、來(lái)得猛、來(lái)得多，很多事情都會(huì)超乎我們的想象，所以，在對(duì)待年會(huì)組織上，我們是堅(jiān)持天天問(wèn)、時(shí)時(shí)報(bào)，有事上奏、無(wú)事退朝，在戰(zhàn)略上高度重視、戰(zhàn)術(shù)上注意細(xì)致，不求百分百滿意、只求精益求精。
【今年的年會(huì)，當(dāng)然不止這些！】
享受科技迅速發(fā)展福利的我們，
更應(yīng)該跳出傳統(tǒng)年會(huì)思路，
靈活應(yīng)用各種大屏互動(dòng)工具！
