疫情迫使許多企業(yè)遠距辦公，讓大家開始意識到遠端開會跟實體會議的不同，也感到不便。這是因為把線下會議的模式完全復制到線上，沒有認知到線上會議的特性及注意事項。不但讓會議時間拖更長，開完會甚至覺得有聽沒有懂，反而花更多時間做后續(xù)溝通。今天就來檢視自己或團隊是否踩了這8個注意事項，重整線上會議步調，讓工作更有效率。
線上會議注意事項1：不是自己發(fā)言卻忘了靜音
這會導致整個會議雜音很多，聽不清楚彼此說話，還得花費時間管秩序。例如時常聽到主持人或與會人說：「請問誰的麥克風沒有靜音？」，大家便開始檢查自己的麥克風，最后發(fā)現(xiàn)還得說聲抱歉，來來回回都是時間的耗損。
線上會議注意事項2：家中凌亂燈光昏暗
這會讓同事或老板有不好的觀感，覺得在家工作變怠慢了。有時甚至選了一個采光不好燈光不佳的地方開會，讓自己顯得沒精神，沒有對工作上心的樣子。建議可套用線上會議軟體「背景」，來美化環(huán)境，也記得把桌燈的角度稍微的調向自己，讓臉容光煥發(fā)。但切記別讓光太直射自己，過曝也會顯得不專業(yè)，大家看不到你的表情甚至太死白。
線上會議注意事項3：搶發(fā)言
這是大忌！開會有時會激烈的討論方案，難免彼此搶話，比大聲。但這種行為在線上會議會讓與會者的耳朵非常不適，也會使會議秩序大亂，進而影像大家心情，導致事情談不攏。
你會發(fā)現(xiàn)，線上會議中就算是兩個人同時心平氣和的發(fā)言，都會聽不清楚彼此說話內容，更何況熱烈討論時的音量失控及語速失控。
線上會議注意事項4：沒有發(fā)言順序控制人
這通常是主持人的責任，透過點人、排序來讓大家一個接著一個發(fā)言，當有重要訊息插播時，也應該有人出面調配發(fā)言順序。不然就會產生注意事項3所述的悲劇，大家各說各話，卻沒人聽清楚任何話。也會發(fā)現(xiàn)平時愛發(fā)言的人，說得更多了，少了實體感，也少了被大家監(jiān)督發(fā)言的約束，講得天花亂墜占掉大半時間。同理平時少發(fā)言的人，會更傾向安靜，好的想法可能被埋沒，非常可惜。下個注意事項將談到解決方案。
線上會議注意事項5：沒有會議大綱
比起實體會議這在線上會議顯得更重要，因為線上會議會讓人失去時間感。人一旦沒有在一個「會議空間」，就會松懈一些，更何況是在自己的家中甚至房間，一切都很放松，會覺得發(fā)言時間久一點沒關系、談些與會議無關的話題沒關系，自己可以去裝個水或是泡杯茶。但一點一滴都是時間的耗損，多花半小時一小時都是常見的。建議主持人挑選平時在辦公室較有主見或是較謹慎的同事，當會議脫離主軸時，主持人應適時拉回大家，以節(jié)省時間維持開會效率。
線上會議注意事項6：音量失控
太大聲、太小聲都會影響會議進程。太大聲可能會爆音、產生雜音回蕩；太小聲導致麥克風無法完全收音，與會者得不斷提醒：「麻煩大聲一些」而拖到會議時間。
線上會議注意事項7：技術出問題
這是最基本要檢查好的，但有時還是會遇到插曲，所以在最后提醒大家。不論麥克風或是鏡頭，都會遇到電腦請求開啟隱私權設定，這大多發(fā)生在第一次下載軟體。但可能會因為太久沒有登入而再次被要求開啟權限，請務必在會議開始前先測試。網(wǎng)路穩(wěn)定度也是最基本不過，才不會會議進行到一半，沒了畫面或聲音，又得再次跟同事詢問而耗費時間。
遠端開會注意事項8：螢幕分享功能使用不當
可能會讓同事看到與會議無關的內容，有些甚至是私人內容。
螢幕分享通常會分為三種：
單一視窗分享：可以選擇想要分享哪個視窗，但不能選擇兩個以上。
單一分頁分享：可以選擇一個視窗里的某一個分頁，但跳到另一個分頁就不會被分享到。
整個桌面分享：分享所有自己螢幕上所出現(xiàn)的東西，跳回桌面沒有任何試穿也會被分享到。
許多人會選錯，例如選了單一分頁，但有其他分頁的demo需操作，卻換來換去。而最尷尬的情況則是，選到整個桌面分享，被同事們看到與會議無關的畫面無法立即關閉而慌亂不已。請務必在開會前演練過自己需要報告的東西，最好的做法是先關閉所有與會議無關的視窗及分頁，以免發(fā)生意外。
以上8大注意事項只要多注意，多幾次遠端會議的練習，便能完全避免，若真的不小心而踩雷，也請不要在螢幕前慌張，跟與會人說你需要一點時間處理狀況，或是調整自己的狀態(tài)，便能從容地繼續(xù)會議。不必出門不必完備整裝也能輕松的討論工作，讓遠距辦公進行得很順利。
何計劃一個快樂而有趣的會議呢？小編任務以下是策劃會議的幾個步驟，小編希望這對你能有所幫助。
一、確定參加會議的人數(shù) 確定會議的參與人員人數(shù)和參會的領導嘉賓，邀請嘉賓一定要提前發(fā)送郵件和信件，確認會議的時間和地點，及時與嘉賓溝通安排接送。這與后續(xù)活動的安排有關，因此我們必須事先擬定一份名單來確定參與人數(shù)。
二、提前訂好年會場地和菜單選擇環(huán)境優(yōu)美、交通便利的酒店，位置不應太遠，要方便大家參加年會，菜單就是酒水飲料備足，吃喝喝好，酒店的招牌菜上就完了。
三、準備選擇布置年會的裝飾 根據(jù)所選場地的情況選擇合適的裝飾品，如果要在墻上裝飾氣球、彩帶之類的裝飾品，建議大家最好多買一些無痕的氣球膠，以免損壞酒店的墻壁，粘貼氣球既方便又美觀?？梢院途频隃贤ê锰崆斑^去布置。
四、年會安排 多設計一些游戲，增加同事之間的互動。還可以將優(yōu)秀員工評選和最佳節(jié)目評選改為現(xiàn)場答題進行，后臺可以實時統(tǒng)計數(shù)據(jù)，及時在大屏幕上顯示出來。
答題闖關游戲
答題開始前，會顯示風格的預覽小圖以及當前參與人數(shù)，點擊開始后，進入大屏幕倒計時環(huán)節(jié)，三秒倒計時后，進入答題階段，大屏幕中間是題目跟選項，左右兩邊分別是當前題目的答題榜跟總答題榜。每個題目到時間后，會自動切換到下一題，等所有題目都結束后，游戲結束后并顯示排名信息。
年會節(jié)目投票
現(xiàn)場員工嘉賓和領導在投票開始后，通過手機掃碼進入手機投票頁面，選擇自己喜愛的節(jié)目投票。哪個選項最受青睞，交給現(xiàn)場觀眾來評選吧，輕松實現(xiàn)現(xiàn)場投票！大屏幕將實時顯示每個節(jié)目的票數(shù)，公平、公正、公開。
壓軸大獎抽取
年會中怎么能少了抽獎，這應該是全場最激動任心的時刻，看看今晚的大獎花落誰家?，F(xiàn)場所有人員只需掃碼微信頭像即可進入獎池，大屏幕隨機滾動微信頭像，畫面定格的頭像就是中獎人員，驚喜開大獎。
搖一搖游戲
氣氛最熱烈的現(xiàn)場互動游戲，全程人員都能參與進來，一起拿出手機搖一搖，嗨翻全場。分數(shù)高的人員排名靠前，給獲得指定名次的人員派發(fā)獎品，還可以邀請獲獎人員上臺發(fā)表獲獎感言。這樣的節(jié)目策劃小哥哥小姐姐還不趕緊Get起來！
