1、你準(zhǔn)備好了嗎？
當(dāng)然，在組織任何活動(dòng)時(shí)，特別是在新形式時(shí)，詳細(xì)的計(jì)劃是極其重要的。不僅要對(duì)發(fā)布會(huì)的目標(biāo)有清晰的認(rèn)識(shí)，還需要詳細(xì)的籌備時(shí)間表、明確的職責(zé)分工、詳細(xì)的發(fā)布會(huì)場(chǎng)景，以及了解之前的所有流程，在事件發(fā)生后。
首先，回答一些適用于任何發(fā)布會(huì)的問(wèn)題會(huì)很有幫助：
您想邀請(qǐng)哪些媒體參加發(fā)布會(huì)；您什么時(shí)候需要發(fā)出邀請(qǐng)；誰(shuí)將發(fā)送它們以及您將使用什么格式？
什么時(shí)候舉行發(fā)布會(huì)？
有多少發(fā)言人將出席發(fā)布會(huì)？
發(fā)布會(huì)的流程是怎樣的？
如果遇到技術(shù)困難，您的后備計(jì)劃是什么？
2.線上平臺(tái)
在決定組織線上發(fā)布會(huì)時(shí)，您需要選擇合適的在線平臺(tái)?？梢愿鶕?jù)幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)選擇最適合您的平臺(tái)：
哪個(gè)平臺(tái)最符合公司形象，哪個(gè)最適合您組織的發(fā)布會(huì)類型？該平臺(tái)是否可以在每個(gè)常見(jiàn)的操作系統(tǒng)上無(wú)縫運(yùn)行？
您預(yù)計(jì)發(fā)布會(huì)有多少參與者？
演講者是否需要分享（PowerPoint）演示文稿或視頻？
參與者能否在活動(dòng)期間積極參與并提出問(wèn)題？
會(huì)有國(guó)際參與者嗎？
在參加線上活動(dòng)之前，參與者需要收到有關(guān)如何連接到發(fā)布會(huì)的鏈接和說(shuō)明。您可以將其與邀請(qǐng)一起發(fā)送，也可以在他們確認(rèn)出席后發(fā)送。您應(yīng)該為參與者提供多種連接選項(xiàng)，通常包括通過(guò)流媒體門戶或電話的直接鏈接。提供聯(lián)系人的詳細(xì)信息也是一個(gè)好主意，參與者在遇到技術(shù)問(wèn)題或其他問(wèn)題時(shí)可以聯(lián)系該聯(lián)系人。
3、準(zhǔn)備不充分；準(zhǔn)備失敗
在發(fā)布會(huì)前一兩天，測(cè)試與活動(dòng)的連接、參與者的入場(chǎng)渠道、音頻和視頻質(zhì)量以及給定流媒體平臺(tái)的技術(shù)能力。強(qiáng)烈建議抽出時(shí)間與組織者和演講者進(jìn)行排練。它可以幫助您發(fā)現(xiàn)任何可以在現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)之前解決的錯(cuò)誤。
4. 陰影中的組織者
僅僅因?yàn)樵诰€舉行發(fā)布會(huì)并不意味著您需要更少的人力來(lái)確?；顒?dòng)成功。盡管組織團(tuán)隊(duì)的規(guī)模在一定程度上取決于參與者的數(shù)量，但您可能需要有人負(fù)責(zé)技術(shù)支持，您可能需要一名演示者，您將需要有人管理會(huì)議所在的線上房間發(fā)生等
5. “請(qǐng)你再說(shuō)一遍好嗎？” 會(huì)后提供的新聞資料
在會(huì)議期間，互聯(lián)網(wǎng)連接可能很弱，可能會(huì)中斷某些與會(huì)者，或者他們可能會(huì)被電話鈴聲、寵物或孩子分心。之后，您應(yīng)該以通常的方式向參與者發(fā)送新聞稿。如果可能，您還應(yīng)考慮向參與者提供發(fā)布會(huì)的視頻或音頻記錄。記者或其他參與者非常欣賞這一點(diǎn)。
此外，與往常一樣，您需要在線上發(fā)布會(huì)后明確記者在有其他問(wèn)題時(shí)可以聯(lián)系誰(shuí)，或者他們是否想與任何參與者保持聯(lián)系。這是影響發(fā)布會(huì)后媒體輸出質(zhì)量的重要因素。記住也要為此分配時(shí)間。
