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在商業(yè)和我們的個(gè)人生活中經(jīng)常犯錯(cuò)誤。這就是我們成長(zhǎng)和學(xué)習(xí)的方式。但有些錯(cuò)誤是代價(jià)高昂的。采取必要的步驟來避免這五個(gè)非常常見的活動(dòng)策劃錯(cuò)誤，并且——如果你確實(shí)犯了錯(cuò)誤——確保你不會(huì)再次犯同樣的錯(cuò)誤。
　　沒有足夠早開始
　　拖延是你的敵人。這是您要避免的最常見的活動(dòng)策劃錯(cuò)誤之一。未能盡早啟動(dòng)活動(dòng)策劃過程可能會(huì)導(dǎo)致一系列問題。一旦選擇了日期并且您有了活動(dòng)的一般范圍和預(yù)算，就可以開始工作了。酒店和其他場(chǎng)所提前預(yù)訂，以便盡快確保這一點(diǎn)。不這樣做將限制您的場(chǎng)地選擇，不幸的是，您將被留下任何可用的場(chǎng)地。
　　演講嘉賓和現(xiàn)場(chǎng)娛樂表演也會(huì)在實(shí)際活動(dòng)日期之前進(jìn)行預(yù)訂。一旦您的活動(dòng)日期確定，請(qǐng)進(jìn)行研究，當(dāng)您決定選擇的表演者時(shí)，立即簽訂合同。
　　使用活動(dòng)計(jì)劃清單 組織自己是另一項(xiàng)應(yīng)立即解決的任務(wù)。通過規(guī)劃活動(dòng)策劃過程中的所有步驟，確定它們需要完成的時(shí)間，并為每個(gè)步驟制定時(shí)間表，您將獲得一份有價(jià)值的指南，幫助您開始并確保您步入正軌。開始得太晚是最常見的活動(dòng)策劃錯(cuò)誤之一。
　　不檢查競(jìng)爭(zhēng)活動(dòng)
　　您是否曾經(jīng)安排您的活動(dòng)只是為了了解 - 一旦計(jì)劃過程開始并確定活動(dòng)日期 - 在同一天還有另一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)活動(dòng)？只有一個(gè)活動(dòng)會(huì)吸引人群，所以不要抓住機(jī)會(huì)，指望那些受邀者會(huì)選擇你的活動(dòng)。完全避免這種情況。
　　盡職調(diào)查并在為時(shí)已晚之前檢查是否存在任何事件沖突。查看行業(yè)聚會(huì)（無論大?。⑴R近假期、重大體育賽事和當(dāng)?shù)鼐蹠?huì)的時(shí)間表，這些聚會(huì)可能會(huì)對(duì)開車參加活動(dòng)的人造成嚴(yán)重破壞。一旦您確定了活動(dòng)的日期，請(qǐng)告訴您的客人?！氨４嫒掌凇蓖ㄖ汀凹磳l(fā)生的事件”列表讓感興趣的人有機(jī)會(huì)在他們的日歷上標(biāo)記您的事件。
　　不確認(rèn)供應(yīng)商
　　已簽署的供應(yīng)商合同是具有法律約束力的協(xié)議，并以書面形式向您提供一些東西，讓供應(yīng)商對(duì)他們將提供的服務(wù)負(fù)責(zé)。但是，當(dāng)您意識(shí)到供應(yīng)商沒有出現(xiàn)時(shí)，它對(duì)您沒有任何幫助。手頭的活動(dòng)合同不會(huì)為饑餓的客人提供食物，也不會(huì)將桌椅送到空蕩蕩的舞廳。與每個(gè)供應(yīng)商確認(rèn)不是一次，而是兩次。是的，兩次。在雙方同意條款時(shí)確認(rèn)收到您簽署的合同。
　　在事件本身之前再次確認(rèn)。這不是關(guān)于送餐或裝飾細(xì)節(jié)的對(duì)話；這是一項(xiàng)專門用于確保您的活動(dòng)仍在他們的日歷上的后續(xù)行動(dòng)。
　　活動(dòng)供應(yīng)商預(yù)訂多個(gè)活動(dòng)，您的文書工作很容易在混亂中丟失或被公司其他人錯(cuò)誤歸檔。因此，請(qǐng)確保不會(huì)發(fā)生這種情況，請(qǐng)與他們聯(lián)系以檢查并確認(rèn)您的活動(dòng)以及有關(guān)日期、時(shí)間和提供的服務(wù)的具體細(xì)節(jié)確實(shí)在他們的日程安排中。并保持該供應(yīng)商合同隨時(shí)可用。
　　沒有“B計(jì)劃”
　　任何活動(dòng)都必須制定應(yīng)急計(jì)劃，但特別是對(duì)于那些計(jì)劃在戶外舉行的活動(dòng)。天氣狀況不可預(yù)測(cè)，如果颶風(fēng)、強(qiáng)風(fēng)警報(bào)或異常冰雹風(fēng)暴威脅要取消您的活動(dòng)，請(qǐng)制定備用計(jì)劃。如果您的戶外活動(dòng)（或其中的一部分）必須轉(zhuǎn)移到室內(nèi)，則可以選擇下雨日期、備用活動(dòng)場(chǎng)地和修改后的活動(dòng)時(shí)間表。
　　除了為天氣不確定性做準(zhǔn)備外，其他異常情況也可以提前解決。通過在現(xiàn)場(chǎng)安裝發(fā)電機(jī)可以減少停電。溢出的停車位可以移動(dòng)到另一個(gè)預(yù)先安排的位置。通過在您的酒店街區(qū)內(nèi)保留一些額外的房間，可以解決酒店房間可用性的問題?？紤]您的活動(dòng)的具體細(xì)節(jié)，并考慮那些更容易出現(xiàn)問題的領(lǐng)域。通過提前計(jì)劃和開發(fā)替代方案，您可以避免成本最高的活動(dòng)計(jì)劃錯(cuò)誤之一。
　　沒有提供足夠的幫助
　　在招聘活動(dòng)人員時(shí)，越多越好。這將花費(fèi)您更多的錢，但它可能會(huì)節(jié)省您的活動(dòng)。想象一下：一群等待進(jìn)入停車場(chǎng)的汽車，而停車服務(wù)員則瘋狂地試圖跟上。由于一名服務(wù)員難以滿足需求，一排沮喪的客人等待點(diǎn)飲料。剛剛到達(dá)的大量客人讓活動(dòng)登記工作人員不知所措，讓疲憊的旅行者等待太久才能登記入住。你明白了。有額外的活動(dòng)工作人員在繁忙時(shí)間提供協(xié)助，為有需要的地區(qū)提供額外服務(wù)，解決出現(xiàn)的問題，或者熱情地接待有問題的來賓，可以將您的活動(dòng)從一場(chǎng)精彩的活動(dòng)提升為一場(chǎng)精彩的活動(dòng)。
　　在招聘活動(dòng)工作人員時(shí)，請(qǐng)尋找那些有經(jīng)驗(yàn)的工作人員來處理您計(jì)劃的活動(dòng)類型。只雇用專業(yè)的、強(qiáng)烈推薦的員工。讓他們了解您的活動(dòng)是關(guān)于什么的、將參加的客人、您的期望，以及如果他們有問題或問題，他們的聯(lián)系人是誰?；顒?dòng)工作人員——即使他們是由外部供應(yīng)商提供的——代表您和您的活動(dòng)策劃業(yè)務(wù)。與活動(dòng)工作人員的負(fù)面遭遇將留在客人和客戶的記憶中，甚至?xí)茐淖罹牟邉澋幕顒?dòng)。