這里建議大家使用活動(dòng)推進(jìn)表，具體細(xì)化到每個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間點(diǎn)。光是布展這一個(gè)事件，就會(huì)有幾十條事件需要一一對接并確認(rèn)，而這些事件并沒有列入此表中。
做活動(dòng)，有難度的不在于實(shí)體物料的準(zhǔn)備，而在虛擬物料環(huán)節(jié)。
1）物料準(zhǔn)備
每一場活動(dòng)，我們會(huì)準(zhǔn)備定制Polo或T恤衫，印上公司Logo或本次會(huì)議的內(nèi)容，一來方便會(huì)場里的參會(huì)人員在尋求幫助時(shí)辨識(shí)人員，二來方便活動(dòng)宣傳。如果只是小型的沙龍，主辦方工作人員可以穿著本公司的Polo衫或佩戴具有公司屬性的飾物。
這里的物料準(zhǔn)備及制作涉及整個(gè)活動(dòng)籌備過程中，靠譜的物料供應(yīng)商是很重要的。
這里，建議大家羅列一份詳細(xì)的物料追蹤表，記錄此活動(dòng)物料現(xiàn)在處于什么階段（付款、發(fā)貨、收貨等），這份表格也有利于做活動(dòng)后期的物料結(jié)算。（文中提及到的所有工具表單，西格公關(guān)的后期小管家會(huì)單獨(dú)整理成范本格式分享給大家使用。）
電子物料：電子物料包括前期宣傳物料、會(huì)場物料及后期宣傳物料。前期宣傳物料包括活動(dòng)宣傳、邀請函、活動(dòng)預(yù)告、倒計(jì)時(shí)圖片、預(yù)告軟文。會(huì)場物料包括主視覺、開場視頻、PPT、主持人串詞、嘉賓和媒體的簽到名單，以及貫穿整個(gè)會(huì)議各環(huán)節(jié)的音樂包。后期宣傳物料包括自媒體稿件。
實(shí)體物料：實(shí)體物料主要指遍及會(huì)場的所有物料，如控臺(tái)流程表、產(chǎn)品手冊、手提袋、議程表、媒體通稿、證件牌、易拉寶、簽到墻、指示水牌、Polo衫、各環(huán)節(jié)禮品等。
2）酒店溝通
會(huì)場溝通：會(huì)場溝通主要在于臺(tái)形圖的確定。向酒店要到本次宴會(huì)廳的平面戶型圖，按照活動(dòng)的具體搭建細(xì)則，確定臺(tái)形圖及座次。這部分內(nèi)容是需要主辦方自己做的，酒店及第三方搭建商均不會(huì)做，這一點(diǎn)需要大家明確一下。
做好的臺(tái)形圖及時(shí)告知酒店，算好總體席位數(shù)量，并且宴會(huì)廳門口的簽到臺(tái)及其他體驗(yàn)區(qū)等設(shè)施，也應(yīng)該包含在考慮范圍內(nèi)（我這里就不貼了。）
這里需要注意一下，酒店會(huì)場銷售與會(huì)場臺(tái)型圖搭建是兩個(gè)人或兩個(gè)部門，會(huì)場布置桌椅的人員會(huì)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整你事前做好的臺(tái)形圖，所以主辦方需要提前到達(dá)場地，實(shí)地查看座次。
就餐溝通：就餐包括3種，茶歇、自助餐和晚宴，根據(jù)自己的會(huì)議具體性質(zhì)確定就餐部分。如果是簡短的會(huì)議，時(shí)間不超過3小時(shí)，可以不安排茶歇；
如果會(huì)議時(shí)間在3-6小時(shí)，可以在中途安排茶歇，便于會(huì)場人員交流互動(dòng)，集中注意力在接下來的活動(dòng)內(nèi)容上；
如果是年度總結(jié)、頒獎(jiǎng)典禮等，建議安排圓桌晚宴?；顒?dòng)時(shí)間如果持續(xù)一個(gè)工作日，那么，我們就需要在中午為參會(huì)人員準(zhǔn)備自助餐了。
3）布展溝通
這個(gè)環(huán)節(jié)是非常重要的，直接影響本次活動(dòng)是否成功舉辦。
大屏溝通：
需要了解這個(gè)屏幕規(guī)格怎樣，如何工作，信號(hào)輸入輸出是怎么樣的，實(shí)時(shí)大屏的工作是個(gè)什么樣的狀態(tài)。
燈光舞美：活動(dòng)的氣氛渲染依賴于活動(dòng)現(xiàn)場的燈光舞美，每個(gè)環(huán)節(jié)的燈光亮度等都需要嚴(yán)格把控。
