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掌握活動(dòng)辦理要素，我們要做的是擬出初步架構(gòu)，也就是將活動(dòng)的項(xiàng)目做定位的工作。筆者將運(yùn)用5W2H的觀點(diǎn)搭配進(jìn)行思考活動(dòng)辦理時(shí)所需要的要素。
　　1.Why－活動(dòng)目的（為什么要做）
　　在辦理活動(dòng)的第一個(gè)部份，一定要掌握一些跟活動(dòng)有關(guān)的訊息，例如活動(dòng)的目的是什么，為什么要這個(gè)做？原因是什么？活動(dòng)的目的，我們會(huì)建議要具體的敘述，有了明確的目的，是為了我們?cè)趫?zhí)行活動(dòng)時(shí)，可以順利的規(guī)劃，且朝著目標(biāo)前進(jìn)。
　　2.What－活動(dòng)內(nèi)容（做些什么）
　　在掌握了活動(dòng)目的后，我們要知道我們要做些什么內(nèi)容，這個(gè)部份，我們會(huì)依據(jù)確定的活動(dòng)目的所提出來(lái)的方向，延伸規(guī)劃出活動(dòng)內(nèi)容項(xiàng)目，確認(rèn)我們規(guī)劃的活動(dòng)內(nèi)容，在項(xiàng)目的執(zhí)行上可以達(dá)到活動(dòng)的目的，故活動(dòng)的內(nèi)容規(guī)劃與目的是習(xí)習(xí)相關(guān)的，這二個(gè)部份通常我們會(huì)一起思考，并且確認(rèn)二者間是互相承襲、呼應(yīng)的。
　　3.Who－活動(dòng)執(zhí)行人員（由誰(shuí)來(lái)做）與活動(dòng)對(duì)象
　　Who的部份，我們會(huì)同時(shí)思考活動(dòng)執(zhí)行者與參與者，也就是把活動(dòng)的相關(guān)人員一并思考，此部份我們會(huì)依據(jù)我們規(guī)劃出來(lái)的目的與內(nèi)容，規(guī)劃需要多少工作同仁的協(xié)助，并且設(shè)定適合的對(duì)象。例如：了解活動(dòng)對(duì)象的背景，像是特質(zhì)、需求、年齡層、配合度等等的。明確的活動(dòng)對(duì)象，可以吸引相關(guān)人員參與，且容易達(dá)到目標(biāo)的設(shè)定，也能讓參與活動(dòng)的對(duì)象都能達(dá)到最具效益的收獲。
　　4.Where－活動(dòng)地點(diǎn)（在哪里做）
　　活動(dòng)地點(diǎn)的設(shè)計(jì)與規(guī)劃，與上述的每一環(huán)節(jié)習(xí)習(xí)相關(guān)，建議要注意地點(diǎn)的適切性、交通的便利性、場(chǎng)地的設(shè)備等，也可以從參與的活動(dòng)對(duì)象來(lái)連貫思考，怎樣的地點(diǎn)會(huì)提升參與者與會(huì)的意愿與前來(lái)的動(dòng)力，透過(guò)這些思考面向，來(lái)規(guī)劃辦理活動(dòng)的地點(diǎn)，以提升活動(dòng)辦理的亮點(diǎn)。
　　5.When－活動(dòng)時(shí)間（什么時(shí)間點(diǎn)做）
　　活動(dòng)時(shí)間的選擇，需要考量時(shí)段的安排、長(zhǎng)短的拿捏等，并且與活動(dòng)的對(duì)象、地點(diǎn)互相配合，重要的是要與我們?cè)O(shè)定好的活動(dòng)目的與內(nèi)容能有所搭配。這些都會(huì)間接的影響到我們?nèi)绾螆?zhí)行活動(dòng)與安排預(yù)算。
　　6.How－活動(dòng)如何執(zhí)行（如何做）
　　在規(guī)劃完上面的五大活動(dòng)要素后，就是開始執(zhí)行的階段，如何透過(guò)我們規(guī)劃的執(zhí)行方式去實(shí)現(xiàn)我們所希望呈現(xiàn)的內(nèi)容與目的是相當(dāng)重要的關(guān)鍵。這個(gè)部份我們通常會(huì)試想一下活動(dòng)當(dāng)天如何進(jìn)行，但不單單是活動(dòng)當(dāng)天，事前是否需要做什么準(zhǔn)備？事后是否有什么需要注意的，也都是我們會(huì)在活動(dòng)執(zhí)行規(guī)劃時(shí)一起思考，若能搭配事前的演練與排演，相信更能為活動(dòng)大大的加分。
　　7.How much－活動(dòng)預(yù)算（成本預(yù)算為何）
　　最后，活動(dòng)的預(yù)算掌握也是不可少一個(gè)部份，首先要思考到辦理這個(gè)活動(dòng)可能會(huì)產(chǎn)生的費(fèi)用有什么？我們的活動(dòng)是否有預(yù)算上的限制？若有，該如何分配活動(dòng)的預(yù)算，這些部份也都是必需要思考的部份。筆者最常使用的方式是，先劃分變動(dòng)成本與固定成本二大塊，固定成本即不可變動(dòng)的部份，而變動(dòng)成本就是我們可彈性調(diào)整運(yùn)用的部份，當(dāng)經(jīng)費(fèi)有所限制時(shí)，可從變動(dòng)成本下手微調(diào)，并注意維持活動(dòng)整體表現(xiàn)的水準(zhǔn)。