臨近年底，我們又得開始準(zhǔn)備一年一度的年會活動了，年會活動該如何組織才即有新意又受歡迎？著實讓有些HR深感苦惱，年度總結(jié)與表彰、聚餐、晚會、抽獎、節(jié)目表演、互動游戲……似乎各種形式都玩過了，今年又該玩什么新花樣？
為更好辦好今年年會，我們做了如下工作：
（1） 完善年會組織管理辦法。去年年會結(jié)束放完春節(jié)長假回到公司后，HR部門就組織各部門召開了年會總結(jié)會，在聽取各方面意見后，HR部門修改完善了公司年會制度，特別規(guī)定了在春節(jié)到來3個月時開始召開年會籌備會，明確年會經(jīng)費(fèi)預(yù)算，成立年會組委會。這從時間上、經(jīng)費(fèi)上保證了年會的成功舉辦。
（2） 今年年會籌備會的召開。上月底我們就組織召開了今年年會的籌備會，還是如去年一樣總部與各分部分別舉行，時間上以盡量少影響正常工作的開展，不提倡總部領(lǐng)導(dǎo)參加分部年會。會上成立了各個組委會，各組委會分設(shè)協(xié)調(diào)組、現(xiàn)場組、節(jié)目組、道具組、后勤組等；在總部近500人的規(guī)劃上，計劃拿出15萬－20萬左右年會經(jīng)費(fèi)（主要用于晚會節(jié)目、抽獎、聚餐等，不包括優(yōu)秀員工、優(yōu)秀團(tuán)隊獎）。下面再陳述各小組具體負(fù)責(zé)的內(nèi)容。
（3） 節(jié)目組職責(zé)。以各部門企業(yè)文化宣傳干事組成，負(fù)責(zé)節(jié)目的征集、初選、排練場地聯(lián)系、評獎、發(fā)獎等，節(jié)目除歌舞、相聲、小品等，還包括游戲、智力搶答等；今年準(zhǔn)備自編自導(dǎo)四個以上節(jié)目，主要反映與員工平時工作、生活密切相關(guān)的真實感人的先進(jìn)事跡，必須在打動表演者的基礎(chǔ)上，讓觀眾激動與共鳴；表演節(jié)目控制在20個以內(nèi)，初步編排好這些節(jié)目與抽獎等環(huán)節(jié)的穿插，整個年會時間控制在3.5小時內(nèi)。在年會到來半個月內(nèi)，提請協(xié)調(diào)組和組委會對節(jié)目的觀摩和審批，并制作節(jié)目單。年會后，形成本年會節(jié)目組織方面的總結(jié)送組委會。
（4） 現(xiàn)場組職責(zé)。現(xiàn)場組主要以行政后勤等人員組成，必要時抽調(diào)各部門幾名臨時支援。主要負(fù)責(zé)年會現(xiàn)場的燈光、音響、裝點(diǎn)、餐號、餐桌分派、頒獎服務(wù)、拍照攝像、入退場指引、安保協(xié)助、獎票設(shè)計收集等，保持好與節(jié)目組、后勤組、協(xié)調(diào)組的溝通協(xié)調(diào)工作，在年會前一天接受協(xié)調(diào)組、組委會到現(xiàn)場的審查、指導(dǎo)、試聽試看。年會結(jié)束對現(xiàn)場組工作進(jìn)行及時總結(jié)送組委會。
（5） 道具組職責(zé)。主要由平時負(fù)責(zé)辦公用品采購的幾名人員負(fù)責(zé)，主要是協(xié)調(diào)節(jié)目組、舞臺搭建等工作需要的化妝、服裝道具租借或購買等，做好抽獎箱、獎票等，做好費(fèi)用申請、單據(jù)保存、費(fèi)用報銷等，保持與現(xiàn)場組、節(jié)目組、協(xié)調(diào)組的溝通。年會結(jié)束對本組工作進(jìn)行總結(jié)送組委會。
（6） 后勤組職責(zé)。主要由行政后勤等人員組成，主要是駕駛員、保安、前臺等，統(tǒng)計年會人數(shù)、保障人員接送、維持現(xiàn)場安全、道具服裝運(yùn)用、現(xiàn)場物品清運(yùn)等，保持與現(xiàn)場組、道具組的協(xié)調(diào)，年會前3天向協(xié)調(diào)組、組委會匯報準(zhǔn)備情況。年會后總結(jié)本組工作送組委員。
（7） 協(xié)調(diào)組職責(zé)。主要由HR部門人員組成，負(fù)責(zé)嘉賓邀請、年會時間、現(xiàn)場租用、餐標(biāo)確定，協(xié)調(diào)其他各組之間的事宜，無法處理時向組委會請示，年會前2天向組委員匯報本屆年會各方面準(zhǔn)備情況，接受檢查、聽取指導(dǎo)意見。年會后對本屆年會整體工作進(jìn)行全面總結(jié)送組委會。
（8） 目前的工作。各分部各組委會各小組都在按照既定計劃進(jìn)行著各項工作的準(zhǔn)備，集團(tuán)組委會保持著與各組委會的聯(lián)系與溝通，不定期對一些準(zhǔn)備工作進(jìn)行著跟蹤與檢查，特別是各節(jié)目的準(zhǔn)備、排練情況，當(dāng)然，這些準(zhǔn)備工作原則上是必須利用業(yè)余時間進(jìn)行的。
3、今年年會幾大變化。
在相比去年年會上，今年年會經(jīng)費(fèi)投入更大（主要偏重抽獎）、注入節(jié)約理念（舞臺、餐標(biāo)會下調(diào)）、準(zhǔn)備時間更長（比去年提前一月多）、明確節(jié)目創(chuàng)新（增設(shè)節(jié)目各獎項），目前來看，各分部員工參與積極性很高，愿這些變化能夠帶來一場令全體員工格外滿意的年會。
4、扎實做好細(xì)節(jié)工作。
年會涉及集團(tuán)各分部各部門全體員工，只要哪一個分部年會舉辦不甚理想，都會影響整體集團(tuán)年會的舉辦效果，所以，幾萬人共同做一件事，要保證成功是不容易的事，各分部組委會一定要保證“到現(xiàn)場、看現(xiàn)物、識現(xiàn)人”，不能只聽其言，要“勤跑腿、勤動嘴”，要“多思考、多商量”，要“看到最細(xì)節(jié)的部分”，因為任何疏忽或遺漏都可能導(dǎo)致整個年會很大的失誤。
不管初衷多么良好、計劃多么周詳，都趕不上變化來得快、來得猛、來得多，很多事情都會超乎我們的想象，所以，在對待年會組織上，我們是堅持天天問、時時報，有事上奏、無事退朝，在戰(zhàn)略上高度重視、戰(zhàn)術(shù)上注意細(xì)致，不求百分百滿意、只求精益求精。
-------------------- 今年的年會，花式抽獎互動，嗨翻你的活動現(xiàn)場 --------------------
一、3D抽獎
掃碼參與的抽獎方式，大屏幕滾動頭像，炫酷的3D球、3D圓柱、DNA、魔方等炫酷的3D圖形不停變換，隨機(jī)抽取中獎用戶頭像
二、彈幕抽獎
用戶通過微信掃描活動二維碼參與活動；發(fā)送彈幕到大屏幕上，大屏幕實時顯示彈幕，抽獎環(huán)節(jié)可以直接抽獎發(fā)送的彈幕，大屏幕按下開始，彈幕快速滾動，最終出現(xiàn)中獎結(jié)果
三、祝福語抽獎
簽到發(fā)送祝福語，開始抽獎后之前，大屏幕上祝福語紙片及繪有獎品圖片的紙片像氣泡一樣不斷冒泡。按“開始抽獎”或按空格鍵后開始抽獎，長著小翅膀的卡片（浪漫的卡片效果）不斷由屏幕里面向外面飛出并撞在大屏幕上，再次按空格結(jié)束抽獎后，中獎的卡片會在大屏幕上一次排列開，并出現(xiàn)中獎名單
四、照片抽獎
用戶現(xiàn)場自拍上傳照片，巨幕照片墻抽獎，也可后臺導(dǎo)入照片，抽取效果炫酷，科技元素十，。
抽獎活動細(xì)節(jié)注意事項：
1、抽獎過程中應(yīng)配置背景音樂也可以使用系統(tǒng)自動音樂，音樂要動感激情，以營造氣氛。
2、如果幸運(yùn)獎中獎人員較多，獎品待年會結(jié)束后領(lǐng)取也行。
3、各獎項分階段抽取，按照年會時間及流程合理安排中間間隔時間。
4、安排合影。
