臨近年關(guān)，操辦年會就成了行政工作的重中之重。最近，有行政er焦急地在群里發(fā)問：公司規(guī)模小，第一次辦年會，該怎么做？
雖然規(guī)模不大，但對于第一次操辦年會的小伙伴來說，真的會缺乏一個(gè)清晰的概念。流程怎么梳理？有哪些注意事項(xiàng)？可能完全都是懵逼的。
今天，小知就來和大家談?wù)?，如何順利辦完一場年會（百人左右）！快來看看吧～第一次辦年會的行政er，從這幾步做起。
一、需求調(diào)研
老板的需求很關(guān)鍵哦。首先，行政要先與老板溝通，詢問他想要什么樣的形式，預(yù)算是多少。在這個(gè)基調(diào)上才能接著往下開展行政工作。有的公司還會采用問卷來征集員工意見。但這么做可能會收集到各種“天馬行空”或者“過于高大上”的想法，一方面對行政執(zhí)行幫助不大，另一方面也難以滿足，最終產(chǎn)生落差感。所以有時(shí)候，行政工作要適當(dāng)取舍哦！
二、確認(rèn)方案
需求調(diào)研后，行政得結(jié)合意見以及預(yù)算，盡快確定下年會的策劃方案
年會的策劃方案一般包含了這些元素：
基本信息（日期、場地、參與人員等）；
年會內(nèi)容（節(jié)目、游戲、互動、抽獎，以及其他一些老板想通過年會來傳遞的信息）；
預(yù)算分配（場地、餐飲、禮品、交通、住宿等）；
工作分類（活動文案、會場布置、年會節(jié)目、禮儀迎賓、后勤）等。
三、制定執(zhí)行計(jì)劃并推進(jìn)
年會籌備的時(shí)間長、工作量大且瑣碎，如果沒有一份切實(shí)有效的流程計(jì)劃表，很有可能會導(dǎo)致年會日期到了，年會籌備卻還沒完全到位的局面。面對這復(fù)雜流程、待確定的事項(xiàng)，如何安排合理的時(shí)間呢？
這時(shí)候，可以用倒推法來梳理流程哦：
在推動落地的過程中，可以按照工作類別來分塊進(jìn)行，將需要提前準(zhǔn)備或者時(shí)間籌備比較長的項(xiàng)放在前面。下面我們就根據(jù)吃飯+表演的年會組合形式來聊聊年會策劃的推動落地～
1、預(yù)訂場地
百人左右的公司規(guī)模，可以選擇酒店或者度假村。不過選擇場地的話，一定一定一定要注意提早預(yù)訂！因?yàn)閳龅卣娴奶匾?，年底又正是搶場地的時(shí)候，很多好的場地不好預(yù)訂。有了場地，方案和具體預(yù)算的分配，可以配合場地來做或者調(diào)整
第一次選擇場地的朋友，可以多注意以下幾點(diǎn)：
1、場地的遠(yuǎn)近會影響到員工的整體感受。遠(yuǎn)的場地一般遠(yuǎn)離市區(qū)，環(huán)境優(yōu)美，能讓員工更放松。但要安排員工的交通住宿問題。近的場地交通便利，可以讓員工自行解決交通。行政要在這中間做一個(gè)權(quán)衡～
2、場地的大小要合乎人數(shù)。預(yù)定的場地過大，參與人員坐得不夠緊湊，年會的氣氛就烘托不起來；場地過小，又會使員工產(chǎn)生拘束感。為了確保場地面積適宜，一定要現(xiàn)場核實(shí)場地！
3、場地最好要有能支持年會活動的設(shè)備。比如音響、燈光等。既能促進(jìn)活動的順利進(jìn)行，又能節(jié)省預(yù)算，避免了行政再找供應(yīng)商。
4、現(xiàn)場檢查場地的功能設(shè)施配備。比如廁所距離活動場地的距離，有沒有配備消防栓、逃生口等。舉辦大型活動時(shí)，要有預(yù)防突發(fā)性災(zāi)難的意識！
4、場地附近還要有停車位?？梢苑奖愎就录把垇淼目蛻艏钨e泊車～
2、人員的調(diào)動
不管舉辦多大的活動，都需要調(diào)動人員！尤其是行政人手有限，所以最好能調(diào)動公司人員一起來完成年會的籌備。人員的調(diào)動越早越好，這樣可以給后期活動執(zhí)行預(yù)留出足夠的時(shí)間。
3、活動的安排
活動的安排同樣可以細(xì)分成幾塊！比如可以從活動流程、亮點(diǎn)環(huán)節(jié)、活動餐飲、現(xiàn)場布置幾方面去考慮。
①活動流程
為了保證活動當(dāng)天流程的順利進(jìn)行，可以注意這幾點(diǎn)：
1、制定好詳盡的流程安排，越詳細(xì)越好。
2、環(huán)節(jié)銜接要預(yù)留比較機(jī)動的時(shí)間。環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)間不必卡死，以便于及時(shí)做plan B的調(diào)整。
3、要對流程進(jìn)行彩排。讓參與人員都能對流程節(jié)奏與內(nèi)容產(chǎn)生熟悉感。
4、前期后期的時(shí)間安排要合理?；顒忧捌谝A(yù)留交通時(shí)間，活動結(jié)束的時(shí)間也要合理，不能太晚，方便大家散場回家。
5、要有人在現(xiàn)場對流程全程監(jiān)控。督促流程的走向，出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)更換計(jì)劃。
②設(shè)立亮點(diǎn)環(huán)節(jié)
年會最好不要只設(shè)立吃飯和表演兩個(gè)環(huán)節(jié)！行政可以看看哪些地方能增設(shè)一些亮眼環(huán)節(jié)，用以熱場。如果整場年會下來，員工們只有吃吃喝喝看表演，那也是非常boring的！
亮眼環(huán)節(jié)可以是有趣的老板節(jié)目、獎品誘人的抽獎活動，或者好玩的熱場小游戲！這些設(shè)置，可以讓整個(gè)年會更有趣，完成度更高。設(shè)計(jì)這些環(huán)節(jié)的時(shí)候，一定要多與人溝通，聽聽他人的意見，確保是切實(shí)亮眼的設(shè)計(jì)，不然反而會拖了年會的后腿。
互動游戲——新年游戲、兔年搖一搖等互動游戲
主持人宣布游戲規(guī)則，同時(shí)負(fù)責(zé)調(diào)動現(xiàn)場氣氛，達(dá)到游戲互動的效果。
大屏幕展示二維碼，嘉賓通過掃碼，搖一搖手機(jī)，大屏幕兔子動畫效果向前進(jìn)，根據(jù)手速獲得排名
③現(xiàn)場布置
活動現(xiàn)場的布置可以分為兩塊，一塊是需要提前布置完畢的，另一塊是等活動當(dāng)天布置的～可以將這兩塊加以區(qū)分。
④解決餐飲
年會的餐飲也是頭等大事一件！場地選擇在酒店的話，可以讓酒店幫忙解決餐飲。傳統(tǒng)的圓桌聚餐形式外，采用自助餐的形式也不錯，既能滿足百人規(guī)模的企業(yè)就餐，還可以讓員工們在年會現(xiàn)場更自在、靈活。
⑤交通住宿
如果是將全體員工拉到郊區(qū)開年會，一開又是兩三天，那么行政們還要考慮交通和住宿的問題。
⑥活動宣傳
行政在舉辦年會的過程中，一定要重視宣傳～可以通過郵件、公眾號、內(nèi)網(wǎng)等形式進(jìn)行，讓行政可以更好地了解員工的想法，員工也能實(shí)時(shí)知道行政都做了哪些工作。
四、注意事項(xiàng)
除了以上說到的，還有一些注意事項(xiàng)，也值得看一看。
1、電子設(shè)備做好備份。年會現(xiàn)場的PPT要事先復(fù)制到另一臺電腦上，避免電腦臨時(shí)罷工。
2、年會節(jié)目和參演人員發(fā)生變化，要事先通知并安排，留出時(shí)間調(diào)整。避免年會當(dāng)天節(jié)目出紕漏。
3、整個(gè)年會的文檔清單，除了相關(guān)負(fù)責(zé)人要有以外，年會總負(fù)責(zé)人都要有備份。
4、年會結(jié)束后，要記得檢查現(xiàn)場，將能回收的物品整理好，第二年還能用?，F(xiàn)場有遺落的物品，要記得保管并聯(lián)系到個(gè)人。
5、如果年會需要用到供應(yīng)商，一定一定一定要再三確認(rèn)供應(yīng)商的品質(zhì)。
