要開一場有效會議需要有18個關(guān)鍵思考、 8個行動。很多企業(yè)內(nèi)部的會議，既無效又拖累我們的工作時間，先前包含我自己經(jīng)驗及朋友經(jīng)驗，最可怕的是有時候一天可多達(dá)7-10個會議，以前常被長官秘書安排要參加公司許多會議，每每看到秘書就如看到鬼一般能躲就躲，每周好幾天都困在無效會議監(jiān)牢，困在其中而會議又常沒結(jié)論下一步，精氣神都被吸光了 。
但會議是一種必須的工作溝通與協(xié)調(diào)過程，若讓會議變的有效，也可以大幅拉抬我們工作成效，而過往常被稱贊開會超有效率的我，其實是有一些會議安排的心法及流程，如果你的思考、行動可以如下列幾點完成，那會議的效率會好非常多。
一、搞清楚開會的目的
1、思考check
a溝通協(xié)調(diào)－為了資源或優(yōu)先順序、執(zhí)行進(jìn)度協(xié)調(diào)
b拍板決策－為了共同制定決策
c方案取得－為了腦力激蕩有更多方案
d現(xiàn)況與分工－為了說明專案概況或進(jìn)度以利其他單位協(xié)助
e公告布達(dá)－為了布達(dá)或說明事項或政策
2、行動check
a跟主辦會議主管確認(rèn)會議目的
b會議邀請函必須寫上此次會議目的（需加上議程/參與人員）
二、會議流程/議程怎么安排？
議程十分重要，通常開會目的決定了，議程也就決定了，所以議程是根據(jù)目的展開說明或討論的項目，而議程決定了，才能思考跟確認(rèn)下一步－誰要來開會？議程就是在會議場合中安排哪些事項要進(jìn)行 說明/報告、討論決策、內(nèi)容產(chǎn)出，而誰來負(fù)責(zé)這個項目。
1、思考check
a依據(jù)目的要先說明什么讓與會人清楚？
b依據(jù)目的當(dāng)天要決定哪些可能的分工安排？由誰分工？或是用討論決定？
c依據(jù)目的當(dāng)天來參加的人需要準(zhǔn)備什么資料或報告？需要當(dāng)場產(chǎn)出什么？
2、行動check
a議程擬好后給主要主管進(jìn)行確認(rèn)
三、誰要來開會？
1、思考check
a誰主辦這個會議？
b誰在這個會議要做相關(guān)決策？
c誰應(yīng)該要被CC知道？
d誰是未來相關(guān)負(fù)責(zé)或?qū)哟翱冢?/p>
e誰負(fù)責(zé)進(jìn)度管控追蹤？
(部分要實際參與會議，部分人員可能只要知道會議結(jié)論即可不需參與會議)
2、行動check
a確認(rèn)重要關(guān)鍵者可以的會議時間
b發(fā)送會議邀請函給需要參加會議者（部分不須參與會議，只要將記錄cc副本給對方即可）
c若會議前大家需準(zhǔn)備資料要確認(rèn)會議前已準(zhǔn)備好，若大家需閱讀完才方便進(jìn)行討論，需確認(rèn)討論相關(guān)者在會議前已經(jīng)看完資料。
四、會議記錄怎么記？
若有公司會議表格就依據(jù)公司制式格式撰寫，若無建議可以用這思考方式撰寫會議紀(jì)錄。
1、思考check
a基本資料：會議主題及目的、時間地點、與會人員出席狀況、議程
b記錄：會議中說明或討論的記錄，若是新人或新的記錄者，盡量逐字記錄后摘出重點與主管們確認(rèn)。
c結(jié)論：需將有共識的結(jié)論記錄下來，尤其是跨單位合作的方式、時程、作法。
d待辦與下一步：后續(xù)哪些待辦要做、誰要負(fù)責(zé)做、哪時候要完成
e下一次會議時間及議程：若單次會議無法完成，或為一個長期系列會議，當(dāng)下會議可以決定下次的會議時間跟議程是最好的（后續(xù)再來確認(rèn)多方時間跟議程會比較沒有效率）
2、行動check
a會議結(jié)尾由記錄者說明結(jié)論跟待辦、下一步，以確認(rèn)記錄的內(nèi)容無誤且重新提醒大家的共識，跟與會者說明完并確認(rèn)是否有要調(diào)整部分。
b發(fā)送完整的會議記錄，要提醒的重點可以標(biāo)粗體字或顏色提醒（若公司文化對會議結(jié)論會如期執(zhí)行就不用特別提醒，有些主管對提醒方式若沒注意禮貌會覺得不舒服）
五、其他注意事項
會議場地設(shè)備、座位安排、下一次會議時間與追蹤進(jìn)度、氛圍營造，當(dāng)會議有一個不錯的節(jié)奏時，可在來關(guān)注這些面向，但若比較傳統(tǒng)注重職級等關(guān)系，座位還是需先思考安排。
